Sophos Phish Threat: Gestionar campañas

La administración de campañas en Sophos Fusion (antes Sophos Central) reúne los borradores y las campañas de Sophos Phish Threat programadas, activas y pasadas. El estado es crucial: una campaña planificada todavía se puede ajustar directamente, una campaña en curso debería pausarse antes de hacer cambios y una campaña terminada ya no se puede modificar.

La ruta central es Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen. Allí se pueden buscar y filtrar campañas, gestionar su ciclo de vida y exportar los datos de una campaña abierta.

Encontrar campañas rápidamente

La barra de búsqueda permite encontrar una campaña por su nombre. Además, el filtro por tipo de campaña restringe la lista:

• Alle Kampagnen muestra todas las campañas.
• Phishing muestra campañas simuladas de ataques de phishing.
• Diebstahl von Zugangsdaten muestra campañas de recolección de credenciales.
• Anhang muestra campañas con archivos adjuntos simulados maliciosos.
• Training muestra únicamente campañas de entrenamiento.

El filtro de tipo no es lo mismo que el estado de la campaña. La página además organiza las campañas según su ciclo de vida:

Una campaña pausada lleva junto a su nombre la etiqueta Pausiert. Esto permite diferenciar un envío intencionalmente detenido de una campaña solo planificada o finalizada.

Completar o descartar borradores

Un asistente aún no completado aparece bajo Kampagnenentwürfe. Seleccione Fertigstellen para continuar con la configuración. Verwerfen elimina el borrador.

Antes de desechar, se debe comprobar si el borrador contiene personalizaciones propias de la plantilla, una selección amplia de destinatarios o un calendario ya coordinado. Desechar no es pausar: el borrador se elimina y no puede continuarse simplemente como una campaña en curso. Si se desea conservar su configuración, se debe completar o documentar previamente.

Recordar a los administradores siete días antes del inicio

Sophos puede avisar a los administradores seleccionados siete días antes de que comience una campaña de Sophos Phish Threat. Los destinatarios de este recordatorio administrativo se establecen globalmente:

1. Abra el icono Globale Einstellungen.
2. Vaya a Produkte & Services > Sophos Phishing Threat > Kampagnenerinnerungen.
3. Seleccione los administradores que recibirán un recordatorio siete días antes del inicio de una campaña.

Esta configuración recuerda a los administradores antes del inicio de la campaña. No controla los recordatorios de formación para los participantes ni los mensajes dirigidos a los usuarios que se configuran en una campaña.

Después de un cambio, se deben revisar las cuentas de administrador seleccionadas y sus direcciones de correo electrónico actuales. En una campaña que comienza en menos de siete días, no se debe asumir que se activará posteriormente un recordatorio previo.

Abrir campaña y revisar posibles acciones

Abra la campaña deseada bajo Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen. Dependiendo del estado, están disponibles Bearbeiten, Löschen, Klonen, Anhalten, Fortsetzen y Exportieren.

Editar campaña

Una campaña próxima se puede editar antes de su inicio. En una campaña que ya está en curso, el procedimiento seguro es:

1. Abra la campaña activa y seleccione Anhalten.
2. Verifique que la campaña esté marcada como Pausiert.
3. Seleccione Bearbeiten. El asistente de configuración se abrirá en modo edición.
4. Ajuste los valores requeridos en el asistente.
5. Revise la nueva configuración antes de seleccionar Fortsetzen.

En una campaña pausada, los valores de la campaña pueden cambiarse con dos excepciones: Kampagnentyp y Kampagnen-Startdatum no se pueden modificar. Se pueden agregar o eliminar destinatarios. Sin embargo, un destinatario al que ya se le haya enviado el correo electrónico de la campaña ya no se puede eliminar.

Vergangene Kampagnen no se pueden editar. Tampoco se puede extender una campaña ya finalizada mediante una nueva fecha de finalización. Si se necesita la misma estructura nuevamente, la campaña se clona y se planifica como una nueva campaña.

Clonar campaña

Klonen transfiere los detalles de la campaña a una nueva entrada bajo Kampagnenentwürfe. El nombre del clon incluye la fecha de creación. Abra el borrador y verifique al menos el nombre, los destinatarios, las plantillas, la capacitación, así como la fecha de inicio y fin, antes de activarlo.

Un clon es una nueva campaña y no una continuación retroactiva del original. Por lo tanto, no asume los eventos que ya ocurrieron. Este es el método adecuado para volver a ejecutar una campaña finalizada con un calendario o grupo de destinatarios diferente.

Eliminar campaña

Abra la campaña y seleccione en la parte superior derecha Löschen. Sophos también permite la eliminación de una campaña completada.

Pausar y reanudar la campaña

Anhalten interrumpe el envío de los correos electrónicos de ataque, entrenamiento y recordatorio que aún están pendientes. Los correos electrónicos ya entregados permanecen con los destinatarios. Según la ayuda de Sophos, las acciones de los usuarios sobre los correos electrónicos entregados continúan registrándose y actualizándose en el informe de la campaña. Sin embargo, para las campañas que enviaron todos los correos de inmediato, la FAQ de Sophos indica, de forma contradictoria, que las acciones y el comportamiento de los usuarios dejan de actualizarse tras la pausa. Si estos datos son relevantes para la decisión, primero verifique el comportamiento con una campaña de prueba en su propio tenant.

La pausa es especialmente adecuada cuando:

• Los correos electrónicos de la campaña no se entregan correctamente y primero se debe corregir el servidor de correo,
• se debe corregir un error en una plantilla,
• se debe utilizar una lección de entrenamiento diferente,
• se deben agregar destinatarios para el envío pendiente.

Si la campaña ha enviado todos los correos electrónicos de inmediato, detenerla posteriormente no puede recuperar estos mensajes. En un envío por intervalos, los correos electrónicos aún no programados no se envían. Además, tenga en cuenta en un envío inmediato la contradicción antes descrita con respecto a la actualización de eventos adicionales.

Antes de Fortsetzen se revisan tanto la campaña como, en su caso, un servidor de correo corregido. Después, la campaña se activa nuevamente: los correos electrónicos de ataque restantes siguen el calendario establecido; los correos electrónicos de entrenamiento y recordatorio correspondientes se envían a los destinatarios afectados.

Los cambios solo surten efecto en la medida de lo posible

Los cambios en una campaña pausada se aplican al transcurso restante de la campaña. No reescriben eventos que ya ocurrieron.

• Si el Usuario A ya ha recibido el correo electrónico de ataque antiguo, una nueva plantilla no reemplaza ese mensaje. Solo los destinatarios que aún no hayan recibido el correo recibirán la nueva versión.
• Si el usuario A ya ha sido asignado a una capacitación y el administrador luego reemplaza el curso de capacitación, un enlace de capacitación abierto más tarde conducirá al nuevo curso.
• Los correos electrónicos enviados previamente y los eventos de usuario existentes no se revierten al pausar, editar o reanudar. No está documentado de manera uniforme si Sophos registra nuevas acciones para correos electrónicos ya entregados después de pausar, en el envío inmediato.

Este límite debe contemplarse en todos los planes de cambios. Antes de un cambio importante, se debería registrar qué destinatarios ya han sido contactados y cuáles siguen pendientes. De lo contrario, dentro de la misma campaña surgiría un estado deliberadamente mixto.

Una acción administrativa separada es Kampagnen-Ereignisse löschen en los resultados de la campaña. Esto permite eliminar los eventos de un usuario de los resultados. Los eventos E-Mail gesendet permanecen; Sophos registra la eliminación en Audit-Protokoll. Esta función no cambia ningún mensaje enviado y es independiente de pausar, editar o continuar una campaña.

Finalizar serie de campañas

Se abre una serie de campañas activa y se detiene con Diese Serie beenden. Sin embargo, esto no impide necesariamente toda futura campaña ya visible: en la sección Bevorstehende Kampagnen pueden seguir apareciendo campañas de la serie, si Sophos ya las generó antes de finalizar la serie.

Por lo tanto, siempre controle Bevorstehende Kampagnen después de finalizar. Una campaña individual de este tipo solo puede finalizarse durante la semana anterior a la fecha prevista. Por lo tanto, finalizar la serie y finalizar las campañas individuales ya generadas son dos pasos de trabajo separados.

Exportar datos de la campaña como PDF o CSV

Abra la campaña en cuestión y seleccione Exportieren. Sophos proporciona los datos de la campaña como PDF o CSV.

Para la documentación de cambios, la exportación se realiza antes de una eliminación irreversible y se guarda con el nombre de la campaña, la fecha de exportación y el propósito. El archivo CSV es adecuado para un procesamiento estructurado posterior, mientras que el archivo PDF documenta un estado fácilmente legible. La interpretación del contenido de los resultados de la campaña no forma parte de esta guía.

Validar el cambio y conocer las opciones de reversión

Después de cada acción administrativa, se verifica no solo el mensaje de confirmación, sino también el estado visible de la campaña:

1. Regrese a Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen.
2. Busque la campaña por su nombre exacto.
3. Verifique la sección correcta: borrador, próxima, activa o pasada.
4. Compruebe en una parada la etiqueta Pausiert.
5. Abra la campaña y compare el calendario, los destinatarios, la plantilla y la capacitación con el estado de cambios aprobado.
6. Antes de Fortsetzen, verifique qué destinatarios ya han recibido un correo electrónico y qué cambio solo afectará a los destinatarios restantes.
7. Después de finalizar una serie, también controle Bevorstehende Kampagnen.
8. Abra un PDF o CSV exportado de prueba antes de borrar la campaña.

Las opciones de reversión dependen de la acción:

• Una campaña pausada puede continuar después de una revisión exitosa.
• Una campaña aún activa puede pausarse nuevamente y corregirse para el transcurso restante.
• Un cambio incorrecto en contenidos aún no enviados puede corregirse mediante una edición nueva.
• Pausar, editar y reanudar no cambian los eventos ya registrados. A través de Kampagnen-Ereignisse löschen, los eventos de usuario pueden eliminarse por separado; los eventos E-Mail gesendet permanecen y la operación se registra en el Audit-Protokoll.
• Las campañas eliminadas no se pueden restaurar. Una exportación es documentación, pero no una copia de seguridad importable.
• Las campañas finalizadas no se pueden prolongar ni editar. Como reemplazo, se crea un clon como nueva campaña.
• Una serie finalizada no se reactiva para revertir el cambio. Las campañas individuales próximas ya generadas deben revisarse por separado y, si es necesario, finalizarse dentro del período de tiempo permitido.