Sophos Phish Threat: cómo calcular correctamente las licencias y el uso

Sophos Phish Threat se licencia por cada usuario que recibe un correo de una campaña de Phish Threat. Esto se aplica tanto a las simulaciones de ataques como a las campañas exclusivamente formativas. El número de campañas o de correos por persona no aumenta las necesidades de licencias: cada destinatario único cuenta una sola vez durante el período analizado.

Comprobación rápida: En Profile icon > Licensing, compruebe el producto, la cantidad y la fecha de vencimiento. El uso calculado se encuentra en Reports > Email Security > License Usage Summary. Sin embargo, este informe combina Sophos Email y Sophos Phish Threat y no desglosa el uso de cada producto. Para realizar una conciliación fiable, también necesita conocer los destinatarios reales de las campañas.

Requisitos para una comprobación fiable

Antes de realizar la conciliación, debe disponer de la siguiente información:

• acceso al tenant correcto de Sophos Fusion y un rol de administrador con permisos suficientes,
• el License Schedule vigente, con el producto, la cantidad adquirida y el período de vigencia,
• en el caso de clientes MSP, si Phish Threat se factura mediante el modelo Flex mensual,
• una lista de las campañas, los períodos de envío y los destinatarios únicos,
• si también se utiliza Sophos Email, el número de usuarios y Shared Mailboxes contabilizados en ese producto durante el mismo período.

Para la conciliación operativa, la cifra del portal siempre debe comprobarse junto con el License Schedule vigente.

Cuándo consume una licencia un usuario

El mero hecho de asignar un usuario a una campaña programada no genera uso. Lo determinante es que se envíe o entregue un correo de campaña a dicho usuario. Por tanto, la fecha de envío es más importante que las fechas de creación, inicio o finalización de la campaña.

En las licencias normales de Phish Threat hay dos perspectivas que no deben confundirse:

1. Uso en el portal: Sophos calcula diariamente el uso a partir de los usuarios únicos que han recibido correos de campaña durante los últimos 30 días.
2. Necesidades de licencias: Durante la vigencia de la licencia, la cantidad disponible debe ser suficiente para todos los usuarios que utilizan realmente Phish Threat. Que un destinatario deje de aparecer en la ventana móvil de 30 días no significa que las licencias formen un fondo rotatorio.

Un usuario cuenta una sola vez, aunque reciba uno o cien correos de campaña. Por tanto, varias campañas dirigidas al mismo grupo no aumentan automáticamente la cantidad de licencias necesaria; un grupo objetivo adicional sí lo hace.

Ejemplo: campañas repetidas para los mismos usuarios

Una organización dispone de licencias para 80 usuarios. En septiembre, esas mismas 80 personas reciben primero una simulación de phishing y, posteriormente, una campaña exclusivamente formativa. El segundo correo no añade otros 80 usuarios: el total sigue siendo de 80 destinatarios únicos.

Si en la segunda campaña se contacta además con otras 20 personas, el grupo objetivo único asciende a 100 usuarios. En ese caso, hay que comprobar que las licencias disponibles y las condiciones contractuales cubran a 100 usuarios.

Cómo asignar los envíos que cruzan límites de facturación

Sophos asigna el uso al período en el que se entregan los correos de campaña. Por ello, si una campaña distribuye los envíos por intervalos, sus destinatarios pueden aparecer en períodos de facturación distintos.

El ejemplo muestra dos reglas: cada destinatario único cuenta una vez por período y la entrega efectiva determina a qué período se asigna. No obstante, para planificar la capacidad y la renovación debe considerarse todo el grupo objetivo, no solo un subconjunto casualmente pequeño justo antes de la fecha límite.

Facturación Flex mensual para clientes MSP

La licencia mensual de Sophos Phish Threat está disponible a través del programa MSP Flex. Se facturan los destinatarios únicos a los que se enviaron correos de campaña durante el período de facturación correspondiente. Varios correos enviados a una misma persona cuentan una sola vez en ese período. Si durante un mes no se envía ningún correo de campaña, ese mes no se genera uso de Phish Threat.

La facturación se realiza mensualmente, desde el primer hasta el último día natural. Según Sophos, los datos de uso suelen recopilarse el día 22 de cada mes, aunque esta fecha puede variar por motivos operativos. Por tanto, hay que distinguir entre el mes de facturación y el intervalo de uso registrado. En el ejemplo de Sophos, el uso facturado el 30 de junio abarca del 23 de mayo al 22 de junio. Un correo de campaña enviado el 23 de junio se incluye en la lectura del 22 de julio y se factura el 31 de julio. Las campañas que abarcan la fecha de lectura se dividen según corresponda.

Para la conciliación, exporte o documente, como mínimo:

• el nombre de la campaña,
• el período de envío real,
• los destinatarios únicos,
• los destinatarios cuyos correos se enviaron después de la fecha de lectura prevista,
• la fecha de lectura prevista y el intervalo de uso resultante.

Comprobar el uso de licencias en Sophos Fusion

1. Abra Profile icon > Licensing.
2. Compruebe que Sophos Phish Threat, el tipo y la cantidad de licencias previstos y la fecha de vencimiento correcta figuren en el tenant actual.
3. Abra Reports > Email Security > License Usage Summary.
4. Seleccione el análisis más reciente por fecha y hora local y documéntelo junto con el uso mostrado.
5. Determine los destinatarios únicos de las campañas de Phish Threat enviadas durante los últimos 30 días.
6. Si Sophos Email está activo, contabilice por separado sus usuarios y Shared Mailboxes relevantes.
7. Concilie la cifra del portal, los destinatarios de las campañas, el uso de Sophos Email y la cantidad adquirida. Tenga en cuenta que Sophos recalcula diariamente el uso de Phish Threat y actualiza cada cuatro horas la parte correspondiente a Sophos Email.

Por qué el informe no coincide directamente con la cifra de Phish Threat

El License Usage Summary muestra un uso único combinado de Sophos Email y Sophos Phish Threat. No desglosa la parte correspondiente a cada producto. Por tanto, una cifra mayor no demuestra que una campaña de Phish Threat tuviera demasiados destinatarios. Tampoco es posible determinar de forma fiable la parte de Phish Threat mediante una simple resta cuando las mismas identidades aparecen en ambos productos.

Para analizar la causa, mantenga dos inventarios: los buzones procesados por Sophos Email y los destinatarios contactados mediante Sophos Phish Threat. Los fundamentos de los modelos de recuento entre productos se explican en ¿Cómo se licencia Sophos Fusion?.

Criterios para dar por finalizada la conciliación

La comprobación se considera finalizada cuando:

• el producto y la fecha de vencimiento de Profile icon > Licensing coinciden con el License Schedule,
• se han tenido en cuenta todas las campañas con envíos dentro del período relevante de 30 días o de facturación Flex,
• no se ha contado más de una vez al mismo destinatario dentro de un período,
• se ha tenido en cuenta el carácter combinado del License Usage Summary al evaluar los datos,
• la cantidad adquirida cubre el grupo objetivo real y el previsto,
• en las campañas próximas a un límite de facturación se han comprobado las horas de envío, y no solo la fecha de inicio de la campaña.

Una captura de pantalla de la página de licencias no basta como justificante mensual. Es preferible conservar un breve registro operativo que incluya el License Schedule, la fecha del informe, la lista de campañas, el número de destinatarios únicos y las discrepancias documentadas.

Eliminar o finalizar campañas y depurar destinatarios

Finalizar o eliminar una campaña no anula retroactivamente el uso de licencias ya generado. Los destinatarios afectados permanecen en el período móvil de 30 días. El uso mostrado solo puede disminuir cuando hayan transcurrido más de 30 días desde su último correo de campaña.

Por ello, no debe eliminar una campaña para corregir una cifra supuestamente errónea, ya que perdería información contextual útil para la comprobación. Antes de realizar cualquier depuración, documente el nombre de la campaña, el grupo objetivo, el estado del envío y las horas de envío.

Para la siguiente campaña, compare los grupos objetivo con la cantidad adquirida antes de iniciarla. Aunque una campaña con envíos escalonados aparezca gradualmente en el portal, todo el grupo objetivo previsto debe estar cubierto por las licencias en el momento de aprobar la campaña.

Qué ocurre cuando vence la licencia

Tras el vencimiento, el área Phish Threat muestra un aviso de licencia. Los nuevos correos de campaña y los recordatorios no se envían mientras la licencia esté vencida. Después de renovarla, estos correos pendientes vuelven a enviarse.

Las campañas ya enviadas se comportan de forma diferente: Sophos continúa registrando los datos de phishing y las interacciones. Por tanto, el vencimiento de la licencia detiene los nuevos envíos, pero no elimina la campaña existente ni la recopilación de datos en curso.

De ello se derivan las siguientes medidas operativas:

1. Compruebe periódicamente la fecha de vencimiento en Profile icon > Licensing.
2. Complete la renovación antes del siguiente envío programado.
3. Después de la renovación, compruebe el estado de la licencia y la nueva fecha de vencimiento.
4. Revise las campañas abiertas para detectar correos y recordatorios enviados tras la renovación.
5. Vuelva a conciliar los destinatarios y los intervalos de tiempo, ya que los envíos pendientes pueden generar uso en el nuevo período.

La activación y la comprobación general de las renovaciones se describen en Activar, comprobar y renovar licencias de Sophos Fusion.

Resolver discrepancias habituales

El uso es superior al previsto

Compruebe primero si se está comparando la cifra combinada del License Usage Summary con una estimación exclusiva de Phish Threat. A continuación, reúna todas las campañas con envíos durante los últimos 30 días y elimine los destinatarios duplicados. Las campañas exclusivamente formativas también cuentan. En el caso de Flex, compruebe además si una parte de una campaña escalonada quedó incluida en el período de facturación actual.

Antes de evaluar los datos, espere al siguiente recálculo diario del uso de Phish Threat y, en el caso de Sophos Email, a la actualización, que puede tardar hasta cuatro horas. Si la discrepancia persiste en el análisis más reciente, compare identidades de usuarios concretas, datos de envío y buzones, en lugar de limitarse a comparar el tamaño de las campañas. Solo entonces debe plantear un ajuste de la cantidad con el partner de Sophos.

El uso no disminuye después de eliminar una campaña

Es el comportamiento previsto. Eliminar o finalizar una campaña no deshace los envíos ya realizados. Anote la fecha del último envío al destinatario afectado y vuelva a comprobar el portal una vez transcurrido el período móvil de 30 días. Eliminar y volver a crear repetidamente la campaña no servirá de nada.

El informe no aparece o no muestra la licencia prevista

Compruebe los siguientes puntos en este orden:

1. ¿Ha iniciado sesión en el tenant correcto de Sophos Fusion?
2. ¿Aparece Sophos Phish Threat en Profile icon > Licensing con un período de vigencia válido?
3. ¿Dispone su rol de administrador de acceso suficiente? Si faltan vistas o funciones de campaña, compruebe el rol de administrador asignado.
4. ¿Se ha enviado ya el correo de campaña o el usuario solo está programado por el momento?
5. ¿Espera una cifra combinada en el informe aunque no se haya generado ningún uso relevante durante el período analizado?

Si el producto o su período de vigencia ya faltan en Profile icon > Licensing, no se trata de un problema del informe. Compruebe con el partner de Sophos la activación y la asignación al tenant.

La facturación Flex no coincide con el mes natural

Distinga primero el mes de facturación del intervalo de uso correspondiente a la lectura, que normalmente se realiza el día 22, y compare dicho intervalo con las horas de envío reales. Las campañas con envíos por intervalos pueden trasladar parte de sus destinatarios al período siguiente. Como la fecha de lectura puede variar por motivos operativos, solicite al partner de Sophos que confirme la fecha real si el total sigue sin resultar verosímil. Facilítele la lista de campañas, los datos de envío y la factura.

Se envían correos inesperados después de la renovación

Los correos de campaña y los recordatorios pendientes pueden enviarse después de la renovación. Por tanto, antes de renovar, siga una secuencia clara de parada y autorización:

1. Revise individualmente las campañas activas, los envíos escalonados y los recordatorios.
2. Pause la campaña afectada. En los envíos escalonados, esto impide que se envíen los correos que aún no estaban programados; los correos ya enviados no se pueden recuperar.
3. Mientras la campaña siga activa, establezca una fecha de finalización que impida el envío de más correos de campaña o recordatorios. Las campañas ya finalizadas no se pueden editar.
4. Compruebe que no quede pendiente ningún envío no deseado. Solo entonces renueve la licencia.