Sophos Phish Threat: Configurar el remitente de formación y los correos electrónicos automáticos

Sophos Phish Threat puede enviar correos electrónicos de registro, de notificación para usuarios que han caído en la simulación y de recordatorio de formación desde una dirección de remitente personalizada. De esta manera, los usuarios pueden reconocer más fácilmente la comunicación de formación como un mensaje legítimo de su empresa. Sin embargo, la configuración no cambia el remitente de los correos electrónicos de ataques simulados.

¿A qué área de configuración se refiere?

Para la configuración global, abra en Sophos Fusion (antes Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.

¿Qué correos electrónicos usan el remitente de formación?

La dirección de envío personalizada solo se aplica a ciertos mensajes automáticos:

Durante las pruebas, determine primero si cada mensaje pertenece a la simulación o a la comunicación de formación posterior. La dirección configurada aquí solo se aplica a esta última.

Configurar un remitente de formación personalizado

1. Abra Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Introduzca la dirección de envío personalizada deseada.
3. Verifique el dominio que se utiliza en esta dirección. Sin una verificación de dominio exitosa, la dirección no se puede utilizar.
4. Ejecute la prueba de la dirección disponible en la configuración. Sophos exige esta prueba para confirmar que la dirección es válida.
5. Si es necesario, establezca además una dirección de envío personalizada para los mensajes enviados por la función de prueba de campaña.
6. Guarde la configuración y valídela con una campaña de prueba controlada y destinatarios de prueba internos.

Utilice una dirección cuya finalidad resulte clara para los usuarios y coordine el nombre para mostrar, el dominio y la comunicación interna. Sin embargo, la verificación técnica no debería basarse únicamente en el nombre para mostrar: compruebe la dirección real del remitente del mensaje entregado.

Momento de envío de los recordatorios de formación

El número y la frecuencia de los recordatorios de formación se establecen en la campaña correspondiente. La configuración completa se explica en el artículo Crear campaña Sophos Phish Threat. Para los recordatorios se aplican las siguientes reglas:

• El primer recordatorio de formación se enviará 24 horas después del envío del correo electrónico de formación inicial.
• Si se configuran varios recordatorios, siguen la frecuencia elegida hasta que se alcanza el número máximo establecido.
• Con exactamente un recordatorio, un usuario solo recibe este primer mensaje después de 24 horas; no se enviarán recordatorios adicionales.
• Los fines de semana, Sophos no envía recordatorios de formación. Por ejemplo, si el primer correo electrónico de formación se envía el viernes y el intervalo es de un día, el siguiente recordatorio se enviará el lunes.

La campaña controla así la cantidad y la frecuencia. La configuración global Training Sender Configuration, en cambio, determina desde qué dirección provienen estos mensajes.

Validar configuración

No solo pruebe si llega algún mensaje, sino si cada tipo de mensaje necesario se asigna correctamente:

1. Utilice destinatarios de prueba internos a cuyos buzones y encabezados de mensaje pueda acceder.
2. Active la función de prueba de campaña y verifique su dirección de envío configurada.
3. Pruebe en una campaña de formación un correo electrónico de registro.
4. Haga que un destinatario de prueba no supere la simulación y revise el correo electrónico de recordatorio de formación una vez transcurrido el plazo previsto.
5. En una campaña sobre adjuntos, revise además el correo electrónico de notificación para usuarios que han caído en la simulación.
6. Compare el remitente visible y la dirección real del remitente. Documente si se utilizó su propia dirección o la dirección de Sophos.

Tenga en cuenta el plazo de 24 horas y la exclusión de los fines de semana en la prueba de recordatorio. Por ello, un mensaje de seguimiento esperado el viernes puede no llegar hasta el lunes.

Uso alternativo de la dirección de Sophos

Si surgen problemas con la dirección de envío personalizada, Sophos enviará los correos electrónicos afectados a través de la dirección de Sophos. Esta opción de respaldo evita que la comunicación de registro o de formación falle únicamente debido a la configuración del remitente propio.

El mecanismo alternativo también constituye una señal de error importante: un mensaje entregado todavía no es una prueba de que el remitente de formación personalizado funcione. Si en lugar de la propia dirección se muestra una dirección de Sophos, se debe revisar la configuración.

Solución de problemas

La dirección de Sophos aparece en lugar de la propia dirección

1. Abra nuevamente Training Sender Configuration.
2. Verifique si el dominio del remitente utilizado está verificado.
3. Verifique la ortografía de la dirección de envío completa.
4. Repita la prueba de dirección prescrita.
5. Guarde la configuración y realice un nuevo envío controlado.

Si se sigue utilizando la dirección alternativa, registre el tipo de mensaje, la campaña, el destinatario, el momento del envío y la dirección del remitente realmente utilizada. Esto permitirá determinar si se ve afectada la dirección de formación general o solo la dirección separada de la función de prueba de la campaña.

La simulación de phishing sigue utilizando un dominio diferente

Este es un comportamiento esperado. Training Sender Configuration se aplica exclusivamente a los mensajes automáticos de formación y prueba descritos, no a los correos electrónicos de ataque simulados.

Falta un correo electrónico esperado

Primero verifique si el tipo de mensaje está previsto en la campaña utilizada:

• Los correos electrónicos de registro existen en este contexto solo en campañas de formación.
• Los correos electrónicos de notificación para usuarios que han caído en la simulación solo se utilizan en campañas con archivos adjuntos.
• Los recordatorios de formación están dirigidos a los usuarios que no han superado el ataque simulado.

Luego verifique el número y la frecuencia de los recordatorios configurados en la campaña. Tenga en cuenta el primer tiempo de espera de 24 horas y el envío no realizado durante el fin de semana. Finalmente, revise las áreas de spam o cuarentena y busque tanto su propia dirección de envío como la dirección de respaldo de Sophos. Si el mensaje sigue sin aparecer, siga el libro de procedimientos Sophos Phish Threat: Solucionar errores de entrega y rebotes.

Solo los mensajes de la función de prueba de campaña tienen el remitente incorrecto

La función de prueba de campaña puede usar una dirección de envío personalizada propia. Por lo tanto, verifique su configuración por separado del remitente general de formación. Un envío de prueba exitoso no confirma automáticamente la configuración del remitente para correos electrónicos de registro, de notificación para usuarios que han caído en la simulación y de recordatorio de formación. Pruebe cada tipo de mensaje necesario en una campaña adecuada.