Sophos Email: aggiungere, importare e gestire manualmente le caselle

La pagina My Products > Email Security > Mailboxes gestisce le caselle utente, le liste di distribuzione e le cartelle pubbliche protette da Sophos Email. L’inserimento manuale è adatto a singoli oggetti, mentre l’importazione CSV serve per inventari più ampi. Prima di modificare qualcosa, stabilisci se l’oggetto appartiene a Sophos Central o a una directory sincronizzata.

Procedura rapida: verifica proprietà e licenze disponibili, scegli il tipo, crea una casella con Add Mailbox o più caselle con Import Mailboxes & Aliases, gestisci alias ed eventuali privilegi di invio, quindi controlla l’inventario e prova la consegna.

Prerequisiti e confine di proprietà

Servono un tenant Sophos Email con licenza, accesso amministrativo a Sophos Central e un elenco autorevole con nome visualizzato, indirizzo primario e tipo di casella. Correggi indirizzi e tipi prima dell’importazione per evitare duplicati e righe classificate in modo errato.

Questa guida vale per oggetti creati manualmente o importati da CSV. L’icona di sincronizzazione accanto a una casella indica un oggetto gestito da AD Sync o Microsoft Entra ID. Non modificarne attributi, alias o eliminazione in Sophos Central: intervieni nella directory di origine o nel filtro di sincronizzazione e attendi l’esecuzione successiva.

I tipi di casella si comportano diversamente:

• User: casella personale; il nome apre i dettagli dell’utente.
• Distribution List: indirizzo per un gruppo. Puoi assegnare al massimo un proprietario, che può gestire i messaggi inviati alla lista e messi in quarantena.
• Public Folder: indirizzo usato, ad esempio, per sondaggi o feedback. Non crea un account in My Environment > Users & Groups > Users e riceve soltanto la Base Policy.

Aggiungere manualmente una casella

1. In Sophos Central apri My Products > Email Security > Mailboxes.
2. Seleziona Add, quindi Add Mailbox.
3. Scegli User, Distribution List o Public Folder.
4. Inserisci nome visualizzato e indirizzo email primario.
5. Seleziona Save per terminare oppure Save and Add Another per inserire subito la casella successiva.

Per una cartella pubblica non aspettarti un account utente né criteri liberamente assegnabili. Verifica prima della creazione che questi limiti corrispondano al requisito aziendale.

Importare caselle da CSV

Il file usa le colonne Name, Email Address e Type. I valori ammessi per Type sono User, DL e PF, ad esempio:

Name,Email Address,Type
Robert Alamar,robert.alamar@example.com,User
Support DL,support@example.com,DL
Vacation Calendar,vacation@example.com,PF

Salva il file come CSV UTF-8 e mantienilo entro 2 MB. In My Products > Email Security > Mailboxes, seleziona Add > Import Mailboxes & Aliases, scegli il file con Browse e poi Add. Sophos Central mostra i risultati al termine.

Per inventari grandi, Sophos consiglia lotti da 1.000 voci. Se il caricamento supera cinque minuti, l’interfaccia può continuare a girare senza un esito utile. Aggiorna e riprova; se anche 1.000 voci vanno in timeout, riduci a 500. Importare fuori dagli orari di punta della regione del tenant può accelerare l’acquisizione. Mantieni invariati nomi delle colonne, codici tipo e indirizzi in ogni file suddiviso.

Gestire alias e convalida degli indirizzi

Un alias recapita alla casella utente primaria i messaggi diretti a un indirizzo aggiuntivo. Sophos Email elabora e analizza sia l’indirizzo SMTP primario sia gli alias configurati. Gli alias non aumentano l’utilizzo delle licenze: nel calcolo rientra solo la casella primaria.

Per una casella utente creata manualmente, aprine il nome, seleziona Edit sotto Aliases, inserisci l’indirizzo in Add Alias e seleziona Add. Ripeti se necessario e termina con Close. Per rimuovere un alias, torna alla stessa tabella e usa la relativa icona di eliminazione.

Gli utenti esterni o sincronizzati non sono modificabili qui. Con AD Sync, aggiungi o modifica l’alias nella directory locale e lascia che la sincronizzazione successiva lo trasferisca in Sophos Central.

Importante: Sophos elabora e analizza solo gli indirizzi esistenti come casella o alias. I messaggi da o verso indirizzi inesistenti vengono eliminati durante la convalida. Non rimuovere un vecchio alias finché i mittenti non sono stati aggiornati e il nuovo percorso non è stato provato.

Verificare limiti e privilegi per l’invio massivo

In My Products > Email Security > Mailboxes, apri la casella utente e controlla nella sezione Bulk email sender privileges se non esiste alcuna richiesta, se una richiesta è in attesa o se il privilegio è già concesso. Gli utenti standard e i mittenti privilegiati hanno limiti di invio documentati diversi e non più del 5% degli utenti di un’organizzazione può disporre dei privilegi di mittente massivo. Prima di richiederli, documenta la necessità effettiva, il volume previsto e lo scopo.

Per un invio massivo legittimo, seleziona la casella utente e fai clic su Request bulk sender privileges. Indica frequenza, numero approssimativo di e-mail per periodo e scopo, quindi fai clic su Save. Se l’azione non compare, vai a Global Settings > Products and Services > Email, apri Gateway Domains o M365 Mailflow Domains e verifica che il dominio interessato sia impostato su Inbound and Outbound.

Dopo la revisione della richiesta da parte di Sophos, controlla nuovamente lo stato visualizzato e convalidalo con un invio di prova controllato al di sotto dei limiti attualmente documentati.

Eliminare solo dopo aver verificato le dipendenze

L’eliminazione rimuove tutti i dati associati alla casella. Esegui il backup dei dati importanti e controlla almeno indirizzo primario, alias, criteri Email Security assegnati e, per una lista, il proprietario.

L’eliminazione di un utente in My Environment > Users & Groups rimuove anche la voce associata da Email Security > Mailboxes. Non elimina i dispositivi associati né disinstalla il software Sophos. Sophos Central può ricreare l’utente dopo un accesso su un dispositivo associato ancora gestito oppure dopo la sincronizzazione della directory finché l’oggetto di origine rimane incluso nell’ambito. Per impedire queste ricreazioni, segui la procedura Eliminare in sicurezza gli utenti di Sophos Central, quindi verifica che l’utente rimanga assente subito dopo l’eliminazione, dopo la successiva sincronizzazione pertinente e durante il monitoraggio degli accessi ai dispositivi.

Per una casella gestita manualmente, selezionala in My Products > Email Security > Mailboxes, fai clic su Delete e conferma con Delete. Una casella sincronizzata non può essere eliminata qui: escludila con il filtro di sincronizzazione o cancellala nella directory di origine.

Convalidare inventario e flusso email

Non affidarti solo al messaggio di riuscita dopo creazione o importazione:

1. Cerca i nuovi utenti in People; verifica liste e cartelle pubbliche direttamente in Mailboxes.
2. Confronta nome, indirizzo primario, tipo e alias con l’inventario approvato.
3. Apri ogni casella utente e controlla alias e appartenenze ai criteri visualizzati.
4. Invia un messaggio di prova all’indirizzo primario e a ogni nuovo alias, quindi conferma la consegna. Se serve l’invio in uscita, prova anche una risposta.
5. Solo dopo conserva file di importazione e registrazione della modifica secondo le regole interne.

Risolvere errori specifici

• Indirizzo duplicato: cerca lo stesso indirizzo fra indirizzi primari e alias dell’inventario protetto e del CSV. Non aggirare il conflitto creando un altro oggetto.
• Tipo errato: nel CSV usa solo User, DL o PF. Correggi il tipo aziendale prima di importare nuovamente.
• Riga non valida: controlla intestazione e ordine Name, Email Address, Type, valori obbligatori, delimitatore e validità dell’indirizzo; reimporta solo le righe corrette.
• Importazione in caricamento continuo: verifica UTF-8 e 2 MB, aggiorna, usa lotti da 1.000 o 500 e riprova fuori dagli orari di punta.
• Licenze superate: confronta le caselle utente primarie protette con la licenza. Non contare gli alias come licenze; risolvi inventario o licenza prima di riprovare.
• Alias non modificabile: controlla icona di sincronizzazione e proprietario. Modifica un oggetto AD o Entra solo all’origine e attendi la sincronizzazione.