Sophos Email: distribuire e riparare il componente aggiuntivo Report to Sophos per Outlook

Il componente aggiuntivo di Outlook Report to Sophos invia a Sophos Email un messaggio sospetto o indesiderato come campione. Questa procedura riguarda il flusso di segnalazione di Sophos Email. Non tratta le funzioni specifiche di Phish Threat.

Non è neppure il componente di cifratura di Sophos Email. Quest’ultimo offre l’azione Encrypt durante la composizione e opera con una Secure Message policy. La guida al componente di cifratura per Outlook descrive distribuzione e test di quel prodotto distinto. Il componente qui descritto permette invece di segnalare un messaggio esistente con Report to Sophos.

Definire prerequisiti e test sicuro

Occorrono un abbonamento Sophos Email valido, accesso a Sophos Central per controllare licenza e stato di distribuzione e, per problemi estesi all’organizzazione, accesso amministrativo a Microsoft 365 Admin Center o Exchange Admin Center. Per segnalare spam con questo componente non è necessaria una licenza Phish Threat.

Prima delle modifiche si registrano tenant, utenti interessati, dispositivo, sistema operativo, versione e variante esatte di Outlook, orario, percorso di rete e sintomo. Per il test finale si usa un messaggio riconoscibile, non riservato e autorizzato all’invio a Sophos.

Determinare prima l’ampiezza

1. Lo stesso utente riprova dopo aver riavviato completamente Outlook.
2. Se possibile, prova la stessa funzione in Outlook on the Web (OWA) o New Outlook.
3. Un secondo utente prova su un altro dispositivo e, se possibile, attraverso un altro percorso di rete approvato.
4. Si classifica il problema: un utente/dispositivo, più utenti/dispositivi oppure tutti gli utenti dell’organizzazione.

Se il componente si carica ma facendo clic su Report compare We're sorry, we couldn't access report to Sophos. Make sure you have a network connection. If the problem continues, please try again later., si segue il ramo pertinente. Se OWA o New Outlook funziona ma Classic Outlook no, inizialmente si considera un problema locale del client o del motore web, non una distribuzione mancante nell’intero tenant.

Controllare distribuzione e variante di Outlook

Per una distribuzione iniziale in Microsoft 365:

1. Un amministratore Microsoft 365 apre Settings > Integrated Apps in Microsoft 365 Admin Center e avvia la procedura per aggiungere un’app.
2. Cerca Report to Sophos nel catalogo di app disponibile e seleziona quella voce. Prima di proseguire, controlla editore, dettagli e autorizzazioni richieste; non sceglie un componente di segnalazione o cifratura dal nome simile.
3. Nel passaggio di assegnazione sceglie l’ambito disponibile adatto alla modifica: l’intera organizzazione, utenti o gruppi selezionati oppure soltanto l’amministratore per un test pilota. Se la gestione delle modifiche richiede una distribuzione graduale, inizia con un piccolo gruppo di prova.
4. Controlla e conferma la distribuzione. Microsoft può modificare le etichette della procedura; come prova usa quindi la conferma di completamento mostrata dalla pagina, non il nome di uno specifico pulsante finale.
5. Torna in Settings > Integrated Apps, apre la voce distribuita e ne verifica stato e utenti o gruppi assegnati. Dopo la propagazione, un utente assegnato riavvia Outlook, conferma che Report to Sophos sia disponibile su un messaggio e completa il test approvato descritto sotto.

La propagazione di una distribuzione nuova o modificata può richiedere fino a 24 ore. Non si esclude un’assegnazione corretta prima della fine di tale periodo; se necessario, il componente viene aggiornato o ridistribuito attraverso lo stesso percorso amministrativo.

Classic Outlook 2013, 2016 e 2019 usa per i componenti un motore web basato su Internet Explorer, che può causare errori di connessione. Per questo scenario si esegue l’upgrade a Outlook 2021 o Microsoft 365. OWA e New Outlook sono utili confronti e soluzioni temporanee, ma non dimostrano che Classic Outlook sia stato riparato. In macOS si mantengono aggiornati macOS e Outlook per Mac.

Riparare un utente o dispositivo Windows

Si modifica una sola causa alla volta e si riprova dopo ogni passaggio:

1. Se Internet Explorer è installato, aprire Internet Properties. In Security, verificare che Protected Mode sia attivo per Internet e Restricted sites e che Internet Explorer non sia in modalità compatibilità.
2. In Security > Trusted sites > Sites, aggiungere https://*.sophos.com, confermare le finestre e riavviare completamente Outlook.
3. Chiudere del tutto Outlook. Eliminare il contenuto di %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\, riaprire Outlook e provare.
4. Solo in Windows Server: in Server Manager > Local Server, impostare IE Enhanced Security Configuration su Off per gli amministratori, riavviare Outlook e provare. Non applicare questa eccezione ai normali endpoint Windows.

Queste operazioni reimpostano motore web e cache locali. Non sostituiscono un’assegnazione utente mancante e non sbloccano una connessione di rete.

Controllare più utenti o dispositivi Windows

Se sono interessati più dispositivi, il team di rete verifica proxy, firewall, Conditional Access e ispezione TLS/SSL. L’ispezione TLS non deve essere applicata a *.sophos.com o *.hydra.sophos.com. Le esclusioni vanno limitate allo stretto necessario; quindi si prova tramite il normale percorso aziendale.

Dal contesto interessato devono essere raggiungibili:

• https://cloud-assets.sophos.com — la risposta prevista è una pagina vuota;
• https://phish-outlook.cloudstation.*.prod.hydra.sophos.com;
• https://graph.microsoft.com — necessario per l’autenticazione Azure AD/Entra ID e/o SSO.

Per utenti AD/SSO si verifica inoltre che Entra ID emetta il token utente e che proxy o Conditional Access non blocchino le richieste dai computer aggiunti al dominio. I caratteri jolly si implementano nel formato richiesto dal controllo di rete, senza sostituirli con una regione fissa inventata.

Gestire un guasto esteso all’organizzazione

Se tutti gli utenti sono interessati, si controllano prima stato, ambito e ultima modifica della distribuzione in Settings > Integrated Apps. Si concedono fino a 24 ore per la replica di una nuova assegnazione. In seguito l’amministratore può aggiornare la distribuzione o ridistribuire il componente in modo controllato, provando prima con un piccolo gruppo.

In parallelo si controllano OWA e New Outlook. Se anche queste varianti non funzionano dopo la conferma di assegnazione e propagazione, si tratta l’incidente come problema di rete, autenticazione o servizio e si raccolgono evidenze, invece di cancellare la cache su tutti i dispositivi.

Pulire cache e token in macOS

1. Chiudere Outlook.
2. Eliminare i dati del componente memorizzati in ~/Library/Containers/com.microsoft.Outlook/Data/Library/Caches/.
3. Riaprire Outlook e provare.
4. Se l’errore persiste, aprire Keychain Access, cercare adal o office e rimuovere solo i token obsoleti. Quindi autenticarsi di nuovo.
5. Verificare che macOS e Outlook per Mac siano aggiornati; versioni precedenti possono presentare problemi di rendering WebKit.

Outlook per Mac non offre Recover Deleted Items per questo flusso. Se occorre recuperare un messaggio segnalato, usare OWA o il browser. Cache e token si puliscono solo per l’utente interessato, non per l’intero tenant.

Convalidare il risultato ed eseguire l’escalation

Riavviare completamente Outlook. L’utente apre il messaggio di test approvato, fa clic su Report to Sophos e conferma che la segnalazione termina senza l’errore di accesso indicato. Il solo caricamento del componente non è un test riuscito. Se si usa una soluzione temporanea, registrare che funzionano solo OWA o New Outlook e che Classic Outlook resta guasto.

Per correlare il messaggio di test con l’elaborazione in Sophos Email o esaminare un altro risultato di recapito, seguire la guida alla risoluzione dei problemi di Message History.

Per l’escalation si raccolgono tenant, ambito utenti, dispositivi e piattaforme, versione e variante esatte di Outlook, orario e fuso, stato di distribuzione e assegnazione, completamento delle 24 ore, risultati in Classic Outlook, New Outlook e OWA, percorso di rete, stato dell’ispezione TLS, raggiungibilità dei tre endpoint e cache o token già rimossi. Non includere messaggi riservati, credenziali o token completi.