Sophos Phish Threat: configurare il mittente della formazione e le e-mail automatiche

Sophos Phish Threat può inviare e-mail di registrazione, di notifica agli utenti caduti nella simulazione e di promemoria di formazione da un indirizzo mittente personalizzato. In questo modo, gli utenti possono riconoscere più facilmente la comunicazione di formazione come messaggio legittimo della loro azienda. Tuttavia, l’impostazione non modifica il mittente delle e-mail di attacco simulate.

A quale area delle impostazioni si fa riferimento?

Per la configurazione globale, aprire in Sophos Fusion (in precedenza Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.

Quali e-mail utilizzano il mittente di formazione?

L’indirizzo di invio personalizzato si applica solo a determinati messaggi automatici:

Durante il test, assegnare prima ogni messaggio alla simulazione o alla comunicazione di formazione successiva. L’indirizzo configurato qui si applica solo a quest’ultima.

Configurare un mittente della formazione personalizzato

1. Aprire Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Inserire l’indirizzo di invio personalizzato desiderato.
3. Verificare il dominio utilizzato in questo indirizzo. Senza una verifica del dominio riuscita, l’indirizzo non può essere utilizzato.
4. Eseguire il test dell’indirizzo previsto nella configurazione. Sophos richiede questo test per verificare la validità dell’indirizzo.
5. Se necessario, impostare inoltre un indirizzo di invio personalizzato per i messaggi inviati dalla funzione di test della campagna.
6. Salvare la configurazione e convalidarla tramite una campagna di test controllata e destinatari di test interni.

Utilizzare un indirizzo il cui scopo sia chiaro per gli utenti e coordinare nome visualizzato, dominio e comunicazione interna. La verifica tecnica non deve tuttavia basarsi solo sul nome visualizzato: controllare l’indirizzo effettivo del mittente del messaggio consegnato.

Orario di invio dei promemoria della formazione

Il numero e la frequenza dei promemoria della formazione vengono stabiliti in ciascuna campagna. L’articolo Creare una campagna Sophos Phish Threat spiega l’intera configurazione. Per i promemoria valgono le seguenti regole:

• Il primo promemoria della formazione viene inviato 24 ore dopo l’invio dell’e-mail iniziale di formazione.
• Se sono configurati più promemoria, essi seguono la frequenza scelta fino a raggiungere il numero massimo stabilito.
• Con esattamente un promemoria, un utente riceve solo questo primo messaggio dopo 24 ore; ulteriori promemoria non vengono inviati.
• Nei weekend Sophos non invia promemoria di formazione. Ad esempio, se la prima e-mail di formazione viene inviata di venerdì e l’intervallo è di un giorno, il promemoria successivo arriverà lunedì.

La campagna controlla quindi il numero e la cadenza. L’impostazione globale Training Sender Configuration determina invece da quale indirizzo provengono questi messaggi.

Convalidare la configurazione

Non verificare soltanto che arrivi un messaggio, ma anche che ogni tipo di messaggio necessario venga assegnato correttamente:

1. Utilizzare destinatari di test interni, alle cui caselle di posta e intestazioni dei messaggi sia possibile accedere.
2. Attivare la funzione di test della campagna e verificare il relativo indirizzo di invio configurato.
3. Testare un’e-mail di registrazione in una campagna di formazione.
4. Fare in modo che un destinatario di test non superi la simulazione e controllare l’e-mail di promemoria della formazione al momento previsto.
5. In una campagna con allegati, controllare anche l’e-mail di notifica agli utenti caduti nella simulazione.
6. Confrontare il mittente visibile con l’indirizzo effettivo del mittente. Documentare se è stato utilizzato l’indirizzo personalizzato o quello di Sophos.

Durante il test dei promemoria, tenere conto del termine di 24 ore e dell’esclusione del fine settimana. Un messaggio di follow-up previsto per venerdì può quindi arrivare solo lunedì.

Passaggio all’indirizzo Sophos

Se si verificano problemi con l’indirizzo di invio personalizzato, Sophos invia le e-mail interessate tramite l’indirizzo Sophos. Questo meccanismo di riserva impedisce che le comunicazioni di registrazione o di formazione vengano compromesse solo a causa della propria configurazione del mittente.

Il meccanismo di riserva è anche un importante segnale di errore: un messaggio consegnato non è ancora una prova che il mittente di formazione personalizzato funzioni. Se viene visualizzato un indirizzo Sophos invece del proprio indirizzo, la configurazione deve essere controllata.

Risoluzione dei problemi

L’indirizzo Sophos appare invece del proprio indirizzo

1. Aprire di nuovo Training Sender Configuration.
2. Verificare che il dominio del mittente utilizzato sia stato verificato.
3. Controllare l’ortografia dell’indirizzo completo del mittente.
4. Ripetere il test dell’indirizzo prescritto.
5. Salvare l’impostazione ed eseguire una nuova spedizione controllata.

Se il meccanismo di riserva continua a essere utilizzato, registrare il tipo di messaggio, la campagna, il destinatario, il momento di invio e l’indirizzo del mittente effettivamente utilizzato. In questo modo è possibile determinare se è interessato l’indirizzo di formazione generale o solo l’indirizzo separato della funzione di test della campagna.

La simulazione di phishing continua a utilizzare un dominio diverso

Questo è un comportamento previsto. Training Sender Configuration si applica esclusivamente ai messaggi automatici di formazione e test descritti, non alle e-mail di attacco simulate.

Manca un’e-mail prevista

Verificare prima se il tipo di messaggio è previsto nella campagna utilizzata:

• In questo contesto, le e-mail di registrazione sono previste solo nelle campagne di formazione.
• Le e-mail di notifica agli utenti caduti nella simulazione vengono utilizzate solo nelle campagne con allegati.
• I promemoria di formazione sono rivolti agli utenti che non hanno superato l’attacco simulato.

Controllare successivamente il numero e la frequenza dei promemoria configurati nella campagna. Osservare il primo tempo di attesa di 24 ore e la mancata spedizione nel fine settimana. Infine, controllare le aree di spam o quarantena e cercare sia il proprio indirizzo di invio sia l’indirizzo di fallback di Sophos. Se il messaggio rimane irrintracciabile, seguire il Runbook Sophos Phish Threat: Risolvere errori di consegna e rimbalzi.

Solo i messaggi della funzione di test della campagna hanno il mittente sbagliato

La funzione di test della campagna può utilizzare un proprio indirizzo di invio personalizzato. Controllarne quindi le impostazioni separatamente dal mittente generale della formazione. Un invio di test riuscito non conferma automaticamente la configurazione del mittente per le e-mail di registrazione, di notifica agli utenti caduti nella simulazione e di promemoria della formazione. Testare ogni tipo di messaggio necessario in una campagna appropriata.