Partner Dashboard: Lizenzen für mehrere MSP-Kunden sicher ändern

Im Sophos Central Partner Dashboard lassen sich Lizenzen mehrerer Monthly-Usage-Kunden (MSP) gemeinsam ändern. Der sichere Ablauf ist: Kunden gezielt auswählen, Change Licenses öffnen, Anzahl, Namen und die Abrechnungsart (Billing Type) prüfen, nur die beauftragten Produkte ändern und die Vorschau vor dem Anwenden vollständig abgleichen.

Das Partner Dashboard gehört zur Partnerverwaltung von Sophos Fusion (ehemals Sophos Central). Dieser Ablauf betrifft die monatliche MSP-Lizenzierung. Er ist weder eine allgemeine Anleitung zum Erneuern von Laufzeitlizenzen noch zur Lizenzzuordnung an einzelne Benutzer.

Vor der Kundenauswahl den Auftrag festhalten

Für jeden betroffenen Kunden braucht es eine freigegebene Änderung: welches Basisprodukt oder Add-on hinzukommt, welches entfällt und was unverändert bleiben muss. Basisprodukte sind die zugrunde liegenden Produktlizenzen; Add-ons ergänzen deren Funktionsumfang. Eine Laufzeitlizenz, auch Term-Lizenz genannt, hat eine feste Laufzeit und darf nicht allein deshalb entfernt werden, weil man ein MSP-Add-on ergänzen möchte.

Vor Beginn notiert man Kundennamen und eindeutige Kundenzuordnung, bisherigen Lizenzbestand, Abrechnungsart und gewünschten Zielbestand im Change-Auftrag. Der ausführende Partneradministrator muss für die Lizenzänderung berechtigt sein; auch die kaufmännische Zustimmung zu einer geänderten monatlichen Abrechnung muss vorliegen.

Kunden kommen nur dann in dieselbe Auswahl, wenn derselbe freigegebene Änderungsauftrag auf alle zutrifft. Unterschiedliche Zielprodukte oder ungeklärte Abrechnungsarten werden getrennt bearbeitet. Bei der ersten Anwendung empfiehlt sich ein kleiner, ausdrücklich autorisierter Kundenkreis. Auch ein Pilot ist eine echte Lizenztransaktion, keine unverbindliche Simulation.

Kunden auswählen und Change Licenses öffnen

1. Im Partner Dashboard die Kundenliste öffnen.
2. Nur die Kunden markieren, die zum freigegebenen Auftrag gehören. Namen und Kundenzuordnung mit der vorbereiteten Liste vergleichen; nicht allein auf einen Filter oder ähnliche Kundennamen vertrauen.
3. Change Licenses wählen. Im Flyout zeigt der Kopf die ausgewählten Kunden mit Anzahl und Namen sowie die Abrechnungsart (Billing Type).
4. Diese Angaben nochmals gegen den Auftrag prüfen. Für den hier beschriebenen MSP-Monthly-Usage-Ablauf muss die Abrechnungsart zur monatlichen Nutzung passen. Bei einer unerwarteten Anzahl, einem fremden Kundennamen oder einer abweichenden Abrechnungsart nicht fortfahren.

Die Anzahl der ausgewählten Kunden ist nicht die Anzahl der geänderten Lizenzen. Ein Kunde kann mehrere Produktlizenzen besitzen. Deshalb werden beide Angaben später getrennt geprüft.

Nur die beauftragten Produkte ändern

Die Produkte beginnen mit No Changes. Diese Einstellung bedeutet, dass für das betreffende Produkt keine Änderung beabsichtigt ist. Sie ist nicht gleichbedeutend mit «keine Lizenz vorhanden».

Basisprodukte und Add-ons lassen sich unabhängig voneinander ändern. Um nur ein Add-on anzupassen, muss man das unveränderte Basisprodukt nicht erneut auswählen. Das ersetzt aber nicht die Prüfung, ob der gewünschte Produktumfang für die Kunden zulässig und freigegeben ist.

Man öffnet die benötigte Produktgruppe und setzt nur die zum Auftrag gehörenden Änderungen. Bei allen anderen Produkten und Optionen bleibt No Changes bestehen. Der Dialog berücksichtigt den aktuellen Lizenzzustand; trotzdem wird das gewünschte Ergebnis nicht aus einem Default abgeleitet, sondern in der nächsten Ansicht kontrolliert.

Beispiel: Für die fiktiven Kunden «Alpenblick Test AG» und «Seeblick Test GmbH» ist dasselbe zusätzliche Add-on freigegeben. Die bisherigen Basisprodukte sollen bestehen bleiben. Man wählt genau diese beiden Kunden, ändert nur das vereinbarte Add-on und lässt die Basisprodukte sowie alle anderen Optionen auf No Changes. Die Namen und das Add-on ersetzt man durch die tatsächlich freigegebenen Werte; das Beispiel ist keine Produktempfehlung.

Add/Remove-Vorschau vor dem Anwenden abnehmen

Nach der Produktauswahl geht man zur Bestätigungsansicht weiter, ohne die Änderung bereits anzuwenden. Sie unterscheidet Hinzufügungen und Entfernungen, also Add/Remove, einschliesslich entfallender Term-Lizenzen und hinzukommender MSP-Lizenzen beziehungsweise Add-ons.

Vor der abschliessenden Aktion liest man die ganze Vorschau, auch Einträge weiter unten:

• Die Kundenanzahl und alle aufgeführten Namen entsprechen genau dem Auftrag.
• Die hinzukommenden Lizenzen entsprechen dem freigegebenen Zielumfang.
• Jede entfernte Lizenz ist ausdrücklich beauftragt; besonders Term-Lizenzen werden einzeln geprüft.
• Produkte ohne Änderungsauftrag bleiben unverändert.

Im Beispiel darf das gewünschte Add-on hinzukommen. Eine unerwartete Entfernung des Basisprodukts oder einer Term-Lizenz ist ein Grund, nicht anzuwenden. Man geht zur Auswahl zurück oder bricht die vorbereitete Änderung ab, korrigiert die Auswahl und prüft die neu erzeugte Vorschau vollständig. Nicht erst bestätigen und anschliessend versuchen, die Abweichung rückgängig zu machen.

Erst wenn Vorschau und Freigabe übereinstimmen, bestätigt man die Änderung in der abschliessenden Ansicht. Die freigegebene Vorschau und der Zeitpunkt werden im Change-Auftrag festgehalten; Kundendaten gehören nicht in öffentliche Screenshots.

Ergebnis für jeden Kunden kontrollieren

Nach dem Anwenden wird der tatsächliche Lizenzbestand für jeden ausgewählten Kunden erneut geöffnet und mit Ausgangs- und Zielbestand verglichen. Für die Kontrolle im Kunden-Tenant beschreibt Lizenzen in Sophos Fusion prüfen den Einstieg über Profile icon > Licensing und die Einordnung von Nutzung und Laufzeit.

Die Abnahme verlangt drei getrennte Ergebnisse: beauftragte Produkte sind vorhanden, beauftragte Entfernungen sind umgesetzt und nicht beauftragte Produkte bleiben bestehen. Zusätzlich kontrolliert man die angezeigte Abrechnungsart und lässt die kaufmännisch verantwortliche Stelle die Änderung mit der vereinbarten MSP-Abrechnung abgleichen. Ein korrekter Lizenzbestand allein beweist noch keinen korrekten Rechnungsbetrag.

Bei einer Fehlermeldung oder einem unklaren Abschluss wird dieselbe Bulk-Aktion nicht blind erneut ausgeführt. Zuerst prüft man den aktuellen Bestand aller betroffenen Kunden und dokumentiert, welche Ergebnisse sicher feststehen. Bleibt eine Abweichung unklar, pausiert man weitere Änderungen und klärt sie mit dem zuständigen Lizenzierungs- beziehungsweise Supportkontakt. Dazu gehören Kundenreferenzen, Ausgangsbestand, freigegebene Vorschau, Zeitpunkt und beobachtetes Ergebnis.

Fehler korrigieren, ohne einen Billing-Rollback zu versprechen

Vor dem Anwenden kann man die Auswahl korrigieren oder die Vorbereitung abbrechen. Nach dem Anwenden ist eine notwendige Rückkorrektur dagegen eine separate, erneut autorisierte Lizenz- und Abrechnungstransaktion.

Dafür wird zuerst der nun tatsächlich vorhandene Bestand erfasst. Anschliessend legt man mit der kaufmännisch verantwortlichen Stelle einen zulässigen Zielbestand fest, klärt entfernte Term-Lizenzen und bereits entstandene Kosten und erstellt erst danach einen neuen Änderungsauftrag. Auch diese Änderung braucht die vollständige Vorschauprüfung und eine Nachkontrolle pro Kunde.

Ein erneutes Hinzufügen oder Entfernen ist kein garantierter Undo. Solange Wiederherstellbarkeit oder Abrechnung ungeklärt sind, wird keine vermeintliche Gegenbuchung auf Verdacht ausgeführt.