Sophos Phish Threat: Trainingsabsender und automatische E-Mails konfigurieren

Sophos Phish Threat kann Registrierungs-, Ertappt- und Trainingserinnerungs-E-Mails über eine eigene Absenderadresse verschicken. So können Benutzer die Trainingskommunikation leichter als legitime Nachricht ihres Unternehmens erkennen. Die Einstellung verändert jedoch nicht den Absender der simulierten Angriffs-E-Mails.

Welcher Einstellungsbereich ist gemeint?

Für die globale Konfiguration öffnen Sie in Sophos Fusion (ehemals Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.

Welche E-Mails verwenden den Trainingsabsender?

Die benutzerdefinierte Sendeadresse gilt nur für bestimmte automatische Nachrichten:

Ordnen Sie beim Test jede Nachricht zuerst der Simulation oder der nachgelagerten Trainingskommunikation zu. Nur für Letztere gilt die hier konfigurierte Adresse.

Benutzerdefinierten Trainingsabsender einrichten

1. Öffnen Sie Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Erfassen Sie die gewünschte benutzerdefinierte Sendeadresse.
3. Verifizieren Sie die Domäne, die in dieser Adresse verwendet wird. Ohne erfolgreiche Domänenverifizierung kann die Adresse nicht verwendet werden.
4. Führen Sie den in der Konfiguration vorgesehenen Test der Adresse aus. Sophos verlangt diesen Test, um die Gültigkeit der Adresse zu prüfen.
5. Legen Sie bei Bedarf zusätzlich eine benutzerdefinierte Sendeadresse für Nachrichten fest, die von der Kampagnentestfunktion gesendet werden.
6. Speichern Sie die Konfiguration und validieren Sie sie mit einer kontrollierten Testkampagne und internen Testempfängern.

Verwenden Sie eine Adresse, deren Zweck für Benutzer eindeutig ist, und stimmen Sie Anzeigename, Domäne und interne Kommunikation miteinander ab. Die technische Prüfung sollte dennoch nicht allein anhand des Anzeigenamens erfolgen: Kontrollieren Sie die tatsächliche Absenderadresse der zugestellten Nachricht.

Versandzeitpunkt der Trainingserinnerungen

Die Anzahl und Häufigkeit der Trainingserinnerungen werden in der jeweiligen Kampagne festgelegt. Die vollständige Einrichtung erläutert der Artikel Sophos Phish Threat Kampagne erstellen. Für Erinnerungen gelten folgende Regeln:

• Die erste Trainingserinnerung wird 24 Stunden nach dem Versand der initialen Trainings-E-Mail gesendet.
• Sind mehrere Erinnerungen konfiguriert, folgen sie in der gewählten Häufigkeit, bis die festgelegte Höchstzahl erreicht ist.
• Bei genau einer Erinnerung erhält ein Benutzer nur diese erste Nachricht nach 24 Stunden; weitere Erinnerungen werden nicht gesendet.
• An Wochenenden versendet Sophos keine Trainingserinnerungen. Wird die erste Trainings-E-Mail beispielsweise am Freitag verschickt und beträgt das Intervall einen Tag, folgt die nächste Erinnerung am Montag.

Die Kampagne steuert somit Anzahl und Taktung. Die globale Einstellung Training Sender Configuration bestimmt dagegen, von welcher Adresse diese Nachrichten kommen.

Konfiguration validieren

Testen Sie nicht nur, ob irgendeine Nachricht ankommt, sondern ob jeder benötigte Nachrichtentyp korrekt zugeordnet wird:

1. Verwenden Sie interne Testempfänger, auf deren Postfächer und Nachrichtenkopf Sie zugreifen können.
2. Lösen Sie die Kampagnentestfunktion aus und prüfen Sie deren konfigurierte Sendeadresse.
3. Testen Sie in einer Trainingskampagne eine Registrierungs-E-Mail.
4. Lassen Sie einen Testempfänger die Simulation nicht bestehen und kontrollieren Sie die Trainings-Erinnerungs-E-Mail nach dem vorgesehenen Zeitpunkt.
5. Prüfen Sie bei einer Kampagne zu Anhängen zusätzlich die Ertappt-E-Mail.
6. Vergleichen Sie sichtbaren Absender und tatsächliche Absenderadresse. Dokumentieren Sie, ob die eigene Adresse oder die Sophos-Adresse verwendet wurde.

Berücksichtigen Sie beim Erinnerungstest die 24-Stunden-Frist und den Ausschluss von Wochenenden. Eine am Freitag erwartete Folgemeldung kann deshalb erst am Montag eintreffen.

Fallback auf die Sophos-Adresse

Wenn Probleme mit der benutzerdefinierten Sendeadresse auftreten, sendet Sophos die betroffenen E-Mails über die Sophos-Adresse. Dieser Fallback verhindert, dass Registrierungs- oder Trainingskommunikation allein wegen der eigenen Absenderkonfiguration ausfällt.

Der Fallback ist zugleich ein wichtiges Fehlersignal: Eine zugestellte Nachricht ist noch kein Beleg dafür, dass der benutzerdefinierte Trainingsabsender funktioniert. Wird statt der eigenen Adresse eine Sophos-Adresse angezeigt, muss die Konfiguration geprüft werden.

Fehlerbehebung

Die Sophos-Adresse erscheint statt der eigenen Adresse

1. Öffnen Sie erneut Training Sender Configuration.
2. Prüfen Sie, ob die verwendete Absenderdomäne verifiziert ist.
3. Kontrollieren Sie die Schreibweise der vollständigen Sendeadresse.
4. Wiederholen Sie den vorgeschriebenen Adresstest.
5. Speichern Sie die Einstellung und führen Sie einen neuen kontrollierten Versand aus.

Bleibt der Fallback bestehen, halten Sie Nachrichtentyp, Kampagne, Empfänger, Versandzeitpunkt und die tatsächlich verwendete Absenderadresse fest. Damit lässt sich eingrenzen, ob die allgemeine Trainingsadresse oder nur die separate Adresse der Kampagnentestfunktion betroffen ist.

Die Phishing-Simulation nutzt weiterhin eine andere Domäne

Das ist erwartetes Verhalten. Training Sender Configuration gilt ausschliesslich für die beschriebenen automatischen Trainings- und Testnachrichten, nicht für simulierte Angriffs-E-Mails.

Eine erwartete E-Mail fehlt

Prüfen Sie zuerst, ob der Nachrichtentyp in der verwendeten Kampagne überhaupt vorgesehen ist:

• Registrierungs-E-Mails gibt es in diesem Zusammenhang nur bei Trainingskampagnen.
• Ertappt-E-Mails werden nur bei Kampagnen zu Anhängen verwendet.
• Trainingserinnerungen richten sich an Benutzer, die den simulierten Angriff nicht bestanden haben.

Kontrollieren Sie danach Anzahl und Häufigkeit der in der Kampagne konfigurierten Erinnerungen. Beachten Sie die erste Wartezeit von 24 Stunden und den ausbleibenden Versand am Wochenende. Prüfen Sie schliesslich Spam- oder Quarantänebereiche und suchen Sie sowohl nach der eigenen Sendeadresse als auch nach der Sophos-Fallback-Adresse. Bleibt die Nachricht unauffindbar, folgen Sie dem Runbook Sophos Phish Threat: Zustellungsfehler und Bounces beheben.

Nur Nachrichten der Kampagnentestfunktion haben den falschen Absender

Die Kampagnentestfunktion kann eine eigene benutzerdefinierte Sendeadresse verwenden. Prüfen Sie deren Einstellung deshalb getrennt vom allgemeinen Trainingsabsender. Ein erfolgreicher Testversand bestätigt nicht automatisch die Absenderkonfiguration für Registrierungs-, Ertappt- und Trainingserinnerungs-E-Mails. Testen Sie jeden benötigten Nachrichtentyp in einer passenden Kampagne.