Sophos Email: licenties, gebruik en looptijd beheren

De licentiebehoefte van Sophos Email is niet simpelweg gebaseerd op alle adresobjecten in de directory. Persoonlijke en gedeelde mailboxen waarvoor Sophos in de afgelopen 30 dagen minstens één bericht heeft verwerkt, worden geteld. Aliassen, distributielijsten en openbare mappen hebben daarentegen geen eigen licentie nodig.

Snelle route: kies de editie en add-ons op basis van de benodigde functies, inventariseer persoonlijke en gedeelde mailboxen en vergelijk deze onder Reports > Email Security > License Usage Summary met de beschikbare licentierechten. Los overschrijdingen vroegtijdig op of schaf extra licenties aan. Neem vóór het einde van een proefperiode of looptijd een bindend besluit over verlenging of ontmanteling; vertrouw niet op een mogelijke overgangslicentie.

Kies de juiste licentieomvang

Sophos biedt twee basisedities:

Sophos Email bevat de centrale functies voor e-mailbeveiliging en -bescherming.
Sophos Email Plus bevat deze functies en aanvullende geavanceerde beveiligings- en rapportagefuncties.

Leg vóór de bestelling de concreet benodigde functies vast en laat de Sophos-partner of verkoopafdeling bevestigen bij welke actuele editie ze horen. Zo voorkomt u dat u uit een functienaam een editie afleidt wanneer het aanbod verandert. Sophos Email is bedoeld voor zakelijke klanten, waaronder commerciële, onderwijs- en overheidsorganisaties. Via een Managed Service Provider is het ook beschikbaar als maandelijks Flex-aanbod, waarbij dezelfde licentieregels gelden.

Licenties activeert en beheert u in Sophos Fusion (voorheen Sophos Central) via Profile icon > Licensing. Voor de bestelling hebt u minimaal de editie, de looptijd en het verwachte aantal persoonlijke en gedeelde beschermde mailboxen nodig.

Plan add-ons afzonderlijk

Portal Encryption

Portal Encryption breidt Sophos Email uit met portaalversleuteling. Het bericht wordt versleuteld in het webportaal opgeslagen; de ontvanger meldt zich daar aan, leest het bericht en kan vanuit het portaal antwoorden. Met de add-on kunt u bovendien een eigen huisstijl gebruiken voor versleutelingsberichten en het portaal.

Daarbij gelden duidelijke grenzen:

U kunt een gratis proefperiode voor de add-on starten als u al een aangeschafte Sophos Email-licentie hebt.
De proefperiode van Sophos Email en die van de Portal Encryption-add-on kunnen niet tegelijkertijd lopen.
Het aantal Portal Encryption-licenties mag niet groter zijn dan het aantal Sophos Email-licenties.
Gebruikers worden toegewezen via de Secure Message policy.
Een eigen huisstijl voor versleutelingsberichten en het portaal vereist de add-on.

DMARC Manager

DMARC Manager is inbegrepen bij Sophos Email Plus en is afzonderlijk als add-on verkrijgbaar voor klanten met Sophos Email en voor klanten met een licentie voor het Sophos Email Monitoring System (EMS). Sophos Email en EMS blijven daarbij afzonderlijke producten. Uit de beschikbaarheid van de add-on voor EMS kan niet worden afgeleid dat een Sophos Email-licentie een basisrecht op EMS geeft, of omgekeerd.

DMARC Manager levert overzichts- en detailrapporten over de DMARC-verificatie en -conformiteit van uitgaande e-mail. Houd voor de licentiecontrole het aanwezige basisproduct en het recht op DMARC Manager afzonderlijk bij. Ontbreekt het verwachte recht, stem de bestelling dan af met de Sophos-partner of verkoopafdeling. Is het recht aanwezig, maar blijven de rapporten na een geslaagde configuratie uit, raadpleeg dan de betreffende installatie- en diagnosehandleiding voor DMARC Manager of EMS, of neem contact op met Sophos Support.

Hoe Sophos het gebruik berekent

Het rapport License Usage Summary telt iedere mailbox waarvoor Sophos Email in de afgelopen 30 dagen minstens één e-mail heeft verwerkt. Het gebruik wordt elke vier uur bijgewerkt. Hieruit volgen vier belangrijke afbakeningen:

Persoonlijke gebruikers en gedeelde mailboxen hebben een licentie nodig als ze worden beschermd en binnen het venster van 30 dagen zijn verwerkt.
Een alias, distributielijst of openbare map heeft geen eigen licentie nodig.
Een bestaande mailbox die in de afgelopen 30 dagen niet is verwerkt, draagt niet bij aan het actuele gebruik. De mailbox kan weer meetellen zodra Sophos er een bericht voor verwerkt.
Wanneer een mailbox uit Sophos Email wordt verwijderd, verwijdert Sophos deze onmiddellijk uit de berekening; de lagere waarde verschijnt binnen de vier uur durende updatecyclus.

Het Email-rapport combineert het unieke gebruik van Sophos Email en Sophos Phish Threat. Het splitst de twee producten niet op in twee verbruikscijfers. Als u beide producten gebruikt, mag u het weergegeven totaal daarom niet interpreteren als uitsluitend het aantal Sophos Email-mailboxen of beide aantallen simpelweg bij elkaar optellen.

Stem gebruik en licentierechten op elkaar af

Voor een betrouwbare maandelijkse afstemming:

Leg de licentierechten vast: noteer de editie, looptijd, gelicentieerde hoeveelheid en de omvang van Portal Encryption en DMARC Manager op basis van het contract of de partnerbevestiging.
Stel de verwachte inventaris op: registreer persoonlijke en gedeelde beschermde mailboxen uit de primaire mailboxbron. Markeer aliassen, distributielijsten en openbare mappen afzonderlijk in plaats van ze als licentieplichtig mee te tellen.
Open het rapport: controleer onder Reports > Email Security > License Usage Summary de waarde en eventuele aanwijzingen voor een overschrijding.
Verklaar afwijkingen: houd rekening met het voortschrijdende venster van 30 dagen, de updatecyclus van vier uur, verwijderde mailboxen en het gecombineerde unieke gebruik van Email/Phish Threat.
Documenteer het besluit: verwijder mailboxen die niet meer nodig zijn pas nadat u hun zakelijke en technische afhankelijkheden hebt gecontroleerd; schaf anders voldoende licenties aan.

Een momentopname van de directory en het rapport hoeven niet identiek te zijn: de directory toont aanwezige objecten, terwijl het rapport het daadwerkelijk verwerkte unieke gebruik in de voortschrijdende periode toont. Houd bij de capaciteitsplanning daarom ook rekening met groei en de heractivering van bestaande mailboxen.

Handel een overschrijding af

Wanneer de licentieomvang wordt overschreden, markeert Sophos het account en verstuurt het een Sophos Central-melding. De mailboxen blijven in eerste instantie volledig beschermd. In License Usage Summary kunt u de mailboxen controleren die wegens de overschrijding als niet-gelicentieerd worden weergegeven.

Negeer de melding desondanks niet. Controleer eerst het telmodel en de inventaris, verwijder alleen mailboxen die werkelijk niet meer nodig zijn of schaf via de verkoopafdeling extra licenties aan. Zonder actie vraagt Sophos u het aantal gebruikers te verlagen of de extra licenties aan te schaffen. De concrete uitkomst kan afhangen van het licentietype en de vervaldatum.

Rond de proefperiode gecontroleerd af

De gratis proefperiode van Sophos Email duurt 30 dagen en biedt toegang tot alle Sophos Email-functies. Sophos Email maakt deel uit van de normale proeflicentie van Sophos Central en wordt bij een proefaanvraag automatisch opgenomen. Leg vóór de start de begin- en einddatum, het verwachte aantal mailboxen, de beoogde editie en de verantwoordelijke voor aankoop of ontmanteling vast.

Na afloop van de proefperiode kan Sophos de bescherming met een kortlopende tijdelijke licentie maximaal 30 extra dagen voortzetten. Dit is niet gegarandeerd en ook niet noodzakelijk gratis; Sophos behoudt zich het recht voor licentiekosten in rekening te brengen. Een verlenging van de proefperiode is evenmin gegarandeerd. Als het proefquotum wordt overschreden, markeert Sophos het account aan het einde van de maand voor licentiëring en vraagt het om een vermindering of betaling van de extra licenties.

Borg afloop en ontmanteling

Zonder verlenging eindigt de bescherming en trekt Sophos na een eventuele overgangsperiode de toegang tot Sophos Email in. Als u binnen een toegekende tijdelijke periode verlengt, begint de nieuwe licentie met terugwerkende kracht op de dag waarop de vorige licentie eindigde. Plan verlenging of ontmanteling daarom vóór de contractuele einddatum en neem bij een reeds verlopen licentie onmiddellijk contact op met de Sophos-partner of verkoopafdeling.

De ontmanteling hangt af van de domeinmodus:

Gateway: wijzig de MX-records handmatig zodat e-mail niet meer naar Sophos gaat. Als ze naar Sophos blijven verwijzen, worden berichten na het einde van de bescherming geweigerd. Test het nieuwe of herstelde doelpad voordat de toegang tot Sophos eindigt.
Mailflow: Sophos start een automatische opschoning van de configuratie in Microsoft 365. Controleer desondanks uitdrukkelijk in Microsoft 365 of de connectors en Mailflow-regels zijn verwijderd. ‘Automatisch’ vervangt hier de eindcontrole niet.

De vervaldatum alleen is geen omschakelplan. Het wijzigingsplan moet de verantwoordelijken, het actuele mailpad, het goedgekeurde doelpad, testberichten en het escalatiecontact bevatten. Wijzig de routering alleen volgens een gedocumenteerde, providerspecifieke procedure; deze licentiehandleiding verzint geen connector- of DNS-stappen.

Controleer afwijkingen systematisch

Rapport hoger dan verwacht: controleer of in de afgelopen 30 dagen nog berichten voor inmiddels inactieve mailboxen zijn verwerkt en of Phish Threat bijdraagt aan het gecombineerde unieke gebruik. Behandel aliassen, distributielijsten en openbare mappen niet als afzonderlijke licenties.
Verwijderde mailbox nog zichtbaar: noteer het tijdstip van verwijdering en controleer opnieuw na de volgende cyclus van vier uur. Blijft de waarde daarna ongewijzigd, documenteer dan de rapportgegevens en de betrokken mailbox voor Sophos Support.
Rapport lager dan de inventaris: controleer welke mailboxen daadwerkelijk binnen het voortschrijdende venster van 30 dagen zijn verwerkt. Een lage actuele waarde garandeert niet dat de hoeveelheid toereikend is wanneer het mailverkeer wordt hervat.
Melding ondanks een schijnbaar passend aantal: vergelijk de contractuele hoeveelheid en editie met Licensing en controleer vervolgens het gecombineerde Email/Phish Threat-rapport. Verwijder geen beveiligingsobjecten uitsluitend om het rapport cosmetisch te corrigeren.
Einde van de looptijd onduidelijk: vraag de partner of verkoopafdeling om een schriftelijke bevestiging. Beschouw tot die tijd noch een mogelijke overgangsperiode van 30 dagen, noch een automatische Mailflow-opschoning als gegarandeerd.