Sophos Email: postvakken handmatig toevoegen, importeren en beheren

Op My Products > Email Security > Mailboxes beheert u de door Sophos Email beveiligde gebruikerspostvakken, distributielijsten en openbare mappen. Handmatige invoer is geschikt voor losse objecten; CSV-import voor een grotere inventaris. Stel vóór elke wijziging vast of Sophos Fusion (voorheen Sophos Central) dan wel een gesynchroniseerde directory eigenaar van het object is.

Snelle werkwijze: controleer eigendom en beschikbare licenties, kies het postvaktype, maak één postvak via Add Mailbox of meerdere via Import Mailboxes & Aliases, beheer aliassen en eventuele verzendrechten en controleer daarna de inventaris en test de bezorging.

Vereisten en eigendomsgrens

U hebt een gelicentieerde Sophos Email-tenant, beheerderstoegang tot Sophos Fusion en een gezaghebbende lijst met weergavenaam, primair e-mailadres en postvaktype nodig. Corrigeer adressen en typen vóór import om duplicaten en verkeerd ingedeelde rijen te voorkomen.

Deze handleiding geldt voor handmatig gemaakte of via CSV geïmporteerde objecten. Een synchronisatiepictogram naast een postvak duidt op beheer door AD Sync of Microsoft Entra ID. Wijzig de kenmerken, aliassen of verwijdering niet in Sophos Fusion, maar in de brondirectory of het synchronisatiefilter. Wacht vervolgens op de volgende synchronisatie.

De typen gedragen zich verschillend:

User: een persoonlijk postvak; de naam opent de gebruikersgegevens.
Distribution List: een adres voor een groep. U kunt maximaal één eigenaar toewijzen, die in quarantaine geplaatste berichten aan de lijst kan beheren.
Public Folder: een adres voor bijvoorbeeld enquêtes of feedback. Het maakt geen account onder My Environment > Users & Groups > Users en krijgt alleen de Base Policy.

Eén postvak handmatig toevoegen

Open in Sophos Fusion My Products > Email Security > Mailboxes.
Kies Add en daarna Add Mailbox.
Selecteer User, Distribution List of Public Folder.
Voer de weergavenaam en het primaire e-mailadres in.
Kies Save om af te sluiten of Save and Add Another om direct het volgende postvak in te voeren.

Verwacht bij een openbare map geen gebruikersaccount of vrij toewijsbaar beleid. Controleer vóór het maken of deze typegrenzen bij de bedrijfsbehoefte passen.

Postvakken vanuit CSV importeren

Het bestand gebruikt de kolommen Name, Email Address en Type. Geldige waarden voor Type zijn User, DL en PF, bijvoorbeeld:

Name,Email Address,Type
Robert Alamar,robert.alamar@example.com,User
Support DL,support@example.com,DL
Vacation Calendar,vacation@example.com,PF

Sla het op als UTF-8-CSV en houd het bestand maximaal 2 MB groot. Kies onder My Products > Email Security > Mailboxes voor Add > Import Mailboxes & Aliases, selecteer het bestand met Browse en klik op Add. Sophos Fusion toont na verwerking de resultaten.

Voor grote inventarissen adviseert Sophos batches van 1.000 vermeldingen. Duurt een upload langer dan vijf minuten, dan kan de interface blijven draaien zonder bruikbaar resultaat. Vernieuw en probeer opnieuw; treedt bij 1.000 opnieuw een time-out op, verlaag dan naar 500. Import buiten de piekuren in de tenantregio kan de verwerking versnellen. Behoud in elk deelbestand dezelfde kolomnamen, typecodes en e-mailadressen.

Aliassen en adresvalidatie beheren

Een alias bezorgt berichten voor een extra adres in het primaire gebruikerspostvak. Sophos Email verwerkt en scant zowel het primaire SMTP-adres als de ingestelde aliassen. Aliassen verhogen het licentiegebruik niet; alleen het primaire postvak telt mee.

Open bij een handmatig gemaakt gebruikerspostvak de naam, kies Edit onder Aliases, voer het adres in bij Add Alias en kies Add. Herhaal waar nodig en sluit af met Close. Om een alias te verwijderen gaat u terug naar dezelfde tabel en gebruikt u het verwijderpictogram bij die vermelding.

Externe of directory-gesynchroniseerde gebruikers zijn hier niet bewerkbaar. Voeg bij AD Sync de alias toe of wijzig deze in de lokale directory; de volgende synchronisatie neemt de wijziging over in Sophos Fusion.

Belangrijk: Sophos verwerkt en scant alleen adressen die als postvak of alias bestaan. Berichten van of naar niet-bestaande adressen worden bij adresvalidatie verwijderd. Verwijder een oude alias pas nadat afzenders zijn omgezet en het nieuwe bezorgpad is getest.

Verzendlimieten en privileges voor bulkverzending controleren

Open onder My Products > Email Security > Mailboxes het gebruikerspostvak en controleer in Bulk email sender privileges of er geen aanvraag is, een aanvraag in behandeling is of het privilege al is toegekend. Voor standaardgebruikers en geprivilegieerde afzenders gelden verschillende gedocumenteerde verzendlimieten, en maximaal 5% van de gebruikers van een organisatie mag privileges voor bulkverzending hebben. Leg vóór de aanvraag de werkelijke verzendbehoefte, het verwachte volume en het doel vast.

Selecteer voor legitieme bulkverzending het gebruikerspostvak en klik op Request bulk sender privileges. Vul de frequentie, het geschatte aantal e-mails per periode en het doel in en klik op Save. Ontbreekt de actie, ga dan naar Global Settings > Products and Services > Email, open Gateway Domains of M365 Mailflow Domains en controleer of het betreffende domein op Inbound and Outbound staat.

Controleer na de beoordeling door Sophos opnieuw de weergegeven privilegestatus en valideer deze met een gecontroleerde test onder de huidige gedocumenteerde limieten.

Alleen na afhankelijkheidscontrole verwijderen

Verwijdering wist alle gegevens die bij het postvak horen. Maak een back-up van belangrijke gegevens en controleer minimaal het primaire adres, de aliassen, toegewezen Email Security-beleidsregels en bij een distributielijst de eigenaar.

Als u een gebruiker onder My Environment > Users & Groups verwijdert, wordt ook de bijbehorende vermelding uit Email Security > Mailboxes verwijderd. Gekoppelde apparaten worden niet verwijderd en Sophos-software wordt niet gedeïnstalleerd. Sophos Fusion kan de gebruiker opnieuw aanmaken na een aanmelding op een gekoppeld apparaat dat nog wordt beheerd, of na directorysynchronisatie zolang het bronobject binnen het synchronisatiebereik blijft. Volg Sophos Fusion-gebruikers veilig verwijderen om deze triggers te onderdrukken en controleer vervolgens of de gebruiker afwezig blijft: direct na verwijdering, na de volgende relevante synchronisatie en tijdens de bewaking van apparaataanmeldingen.

Selecteer een handmatig beheerd postvak onder My Products > Email Security > Mailboxes, klik op Delete en bevestig met Delete. Een gesynchroniseerd postvak kunt u hier niet verwijderen: sluit het uit via het directorysynchronisatiefilter of verwijder het in de brondirectory.

Inventaris en e-mailstroom valideren

Vertrouw na handmatige aanmaak of import niet alleen op de succesmelding:

Zoek nieuwe gebruikers onder People; controleer distributielijsten en openbare mappen rechtstreeks onder Mailboxes.
Vergelijk weergavenaam, primair adres, type en aliassen met de goedgekeurde inventaris.
Open elk gebruikerspostvak en controleer de weergegeven aliassen en beleidslidmaatschappen.
Stuur een testbericht naar het primaire adres en elke nieuwe alias en bevestig de bezorging. Test ook een antwoord als uitgaand verkeer nodig is.
Bewaar pas daarna het importbestand en wijzigingsbewijs volgens het interne bewaarbeleid.

Specifieke fouten oplossen

Dubbel adres: zoek hetzelfde adres bij primaire adressen en aliassen in de beveiligde inventaris en CSV. Omzeil het conflict niet met een tweede object.
Verkeerd type: gebruik in CSV alleen User, DL of PF. Corrigeer het bedrijfstype voordat u opnieuw importeert.
Ongeldige importrij: controleer kop en volgorde Name, Email Address, Type, verplichte waarden, scheidingsteken en adres; importeer alleen gecorrigeerde rijen opnieuw.
Import blijft draaien: controleer UTF-8 en 2 MB, vernieuw, gebruik batches van 1.000 of 500 en probeer buiten piekuren opnieuw.
Licentie overschreden: vergelijk beveiligde primaire gebruikerspostvakken met het recht. Tel aliassen niet als extra licenties; los inventaris of licentie op vóór de nieuwe poging.
Alias niet bewerkbaar: controleer synchronisatiepictogram en eigenaar. Wijzig een AD- of Entra-object alleen bij de bron en wacht op de volgende synchronisatie.