Sophos Phish Threat: Campagnes beheren

Het campagnebeheer in Sophos Fusion (voorheen Sophos Central) brengt concepten en geplande, actieve en afgelopen Sophos Phish Threat-campagnes samen. De status is daarbij beslissend: een geplande campagne kan nog direct worden aangepast, een lopende campagne moet voor wijzigingen gepauzeerd worden en een beëindigde campagne kan niet meer worden gewijzigd.

Het centrale pad is Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen. Daar kan men campagnes zoeken en filteren, hun levenscyclus beheren en de gegevens van een geopende campagne exporteren.

Campagnes snel vinden

Met de zoekbalk zoekt u een campagne op naam. Daarnaast beperkt de campagnetype-filter de lijst:

• Alle Kampagnen toont alle campagnes.
• Phishing toont gesimuleerde phishing-aanvalscampagnes.
• Diebstahl von Zugangsdaten toont campagnes voor het verzamelen van inloggegevens.
• Anhang toont campagnes met gesimuleerde schadelijke bijlagen.
• Training toont campagnes die uitsluitend uit training bestaan.

Het typefilter is niet hetzelfde als de campagnestatus. De pagina sorteert campagnes bovendien op hun levenscyclus:

Een gepauzeerde campagne draagt naast zijn naam de aanduiding Pausiert. Zo kan een opzettelijk gestopte verzending worden onderscheiden van een alleen geplande of beëindigde campagne.

Concepten voltooien of weggooien

Een nog niet voltooide wizard verschijnt onder Kampagnenentwürfe. Fertigstellen zet de configuratie voort. Verwerfen verwijdert het concept.

Voordat u het concept weggooit, moet u controleren of het eigen sjabloonaanpassingen, een uitgebreide selectie ontvangers of een reeds overeengekomen planning bevat. Weggooien is niet hetzelfde als pauzeren: het concept wordt verwijderd en kan niet zomaar als een lopende campagne worden voortgezet. Als de configuratie behouden moet blijven, wordt het concept voltooid of vooraf gedocumenteerd.

Beheerders zeven dagen voor de start herinneren

Sophos kan geselecteerde beheerders zeven dagen voor de start van een Sophos Phish Threat-campagne informeren. De ontvangers van deze administratieve herinnering worden centraal ingesteld:

1. Open het pictogram Globale Einstellungen.
2. Ga naar Produkte & Services > Sophos Phishing Threat > Kampagnenerinnerungen.
3. Selecteer de beheerders die zeven dagen voor de start van een campagne herinnerd moeten worden.

Deze instelling herinnert beheerders voor de start van de campagne. Het regelt noch trainingsherinneringen voor deelnemers, noch de in een campagne geconfigureerde berichten aan gebruikers.

Na een wijziging moet men de geselecteerde admin-accounts en hun huidige e-mailadressen controleren. Bij een campagne die binnen minder dan zeven dagen start, mag men er niet van uitgaan dat achteraf nog een voorafgaande herinnering wordt verzonden.

Campagne openen en mogelijke acties controleren

Open onder Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen de gewenste campagne. Afhankelijk van de status zijn Bearbeiten, Löschen, Klonen, Anhalten, Fortsetzen en Exportieren beschikbaar.

Campagne bewerken

Een aankomende campagne kan voor de start worden bewerkt. Bij een reeds lopende campagne is de veilige procedure:

1. Open de actieve campagne en selecteer Anhalten.
2. Controleer of de campagne is gemarkeerd als Pausiert.
3. Selecteer Bearbeiten. De instellingsassistent wordt geopend in de bewerkingsmodus.
4. Pas de vereiste waarden in de assistent aan.
5. Controleer de nieuwe configuratie voordat u Fortsetzen selecteert.

Bij een gepauzeerde campagne kunnen de campagnewaarden met twee uitzonderingen worden gewijzigd: Kampagnentyp en Kampagnen-Startdatum blijven ongewijzigd. Ontvangers kunnen worden toegevoegd of verwijderd. Een ontvanger aan wie de campagne-e-mail al is verzonden, kan echter niet meer worden verwijderd.

Vergangene Kampagnen kunnen niet bewerkt worden. Ook een reeds beëindigde campagne kan niet worden verlengd met een nieuwe einddatum. Als dezelfde opzet opnieuw nodig is, wordt de campagne gekloond en als nieuwe campagne gepland.

Campagne klonen

Klonen neemt de campagnedetails over in een nieuwe invoer onder Kampagnenentwürfe. De naam van de kloon bevat de datum van aanmaak. Open het concept en controleer ten minste de naam, ontvangers, sjablonen, training en start- en einddatum voordat u deze activeert.

Een kloon is een nieuwe campagne en geen voortzetting met terugwerkende kracht van het origineel. De kloon neemt daarom de gebeurtenissen die al hebben plaatsgevonden niet over. Dit is de geschikte manier om een beëindigde campagne opnieuw uit te voeren met een aangepaste planning of doelgroep.

Campagne verwijderen

Open de campagne en selecteer rechtsboven Löschen. Sophos staat het verwijderen ook toe bij een afgeronde campagne.

Campagne pauzeren en hervatten

Anhalten onderbreekt het verzenden van de nog uit te sturen aanval-, trainings- en herinnerings-e-mails. Reeds bezorgde e-mails blijven bij de ontvangers. Volgens de Sophos-hulp worden gebruikersacties op bezorgde e-mails nog steeds geregistreerd en bijgewerkt in het campagnerapport. Voor campagnes die alle e-mails onmiddellijk hebben verzonden, noemt de Sophos-FAQ echter afwijkend geen verdere updates van gebruikersacties of gedrag na het pauzeren. Als deze gegevens relevant zijn voor de beslissing, controleer dan eerst het gedrag met een testcampagne in uw eigen tenant.

Het pauzeren is vooral geschikt wanneer:

• Campagne-e-mails worden niet correct afgeleverd en de mailserver moet eerst worden gecorrigeerd,
• een fout in een sjabloon moet worden opgelost,
• een andere trainingsles moet worden gebruikt,
• ontvangers moeten worden toegevoegd voor de nog uit te voeren verzending.

Als de campagne alle e-mails onmiddellijk heeft verzonden, kan een latere stop deze berichten niet terughalen. Bij een verzending in intervallen worden nog niet ingeplande e-mails niet verzonden. Houd bij een onmiddellijke verzending bovendien rekening met de hierboven beschreven tegenstrijdigheid met verdere gebeurtenisupdates.

Voor Fortsetzen worden zowel de campagne als een eventueel gecorrigeerde mailserver gecontroleerd. Daarna wordt de campagne weer actief: resterende aanvalse-mails volgen het vastgestelde schema; bijbehorende trainings- en herinneringsmails worden naar de desbetreffende ontvangers gestuurd.

Wijzigingen werken alleen voor zover nog mogelijk

Wijzigingen aan een gepauzeerde campagne gelden voor het resterende verloop van de campagne. Ze herschrijven reeds plaatsgevonden gebeurtenissen niet.

• Als Gebruiker A de oude aanvalse-mail al heeft ontvangen, vervangt een nieuwe sjabloon dit bericht niet. Alleen ontvangers aan wie nog geen e-mail is verzonden, ontvangen de nieuwe versie.
• Is Gebruiker A al aan een training toegewezen en vervangt de beheerder daarna de trainingscursus, dan leidt een later geopende trainingslink naar de nieuwe cursus.
• Reeds verzonden e-mails en bestaande gebruikersgebeurtenissen worden door pauzeren, bewerken of hervatten niet ongedaan gemaakt. Of Sophos na het pauzeren nog nieuwe acties registreert voor reeds verzonden e-mails, is bij directe verzending niet uniform gedocumenteerd.

Deze grens hoort in elk wijzigingsplan. Voor een grotere wijziging moet men daarom vastleggen welke ontvangers al zijn benaderd en welke nog moeten worden benaderd. Anders bevat dezelfde campagne bewust een combinatie van de oude en de nieuwe instellingen.

Een afzonderlijke beheersactie is Kampagnen-Ereignisse löschen in de campagneresultaten. Hiermee kunnen de gebeurtenissen van een gebruiker uit de resultaten worden verwijderd. E-Mail gesendet-gebeurtenissen blijven bestaan; Sophos registreert het verwijderen in Audit-Protokoll. Deze functie wijzigt geen verzonden bericht en is onafhankelijk van het pauzeren, bewerken of hervatten van een campagne.

Campagneserie beëindigen

Een actieve campagneserie wordt geopend en gestopt met Diese Serie beenden. Dit verhindert echter niet noodzakelijkerwijs elke al zichtbare toekomstige campagne: in de sectie Bevorstehende Kampagnen kunnen nog steeds campagnes uit de serie verschijnen, als Sophos ze al voor het beëindigen van de serie heeft aangemaakt.

Controleer daarom altijd Bevorstehende Kampagnen na het beëindigen. Een dergelijke enkele campagne kan pas in de week vóór de geplande datum worden beëindigd. Het beëindigen van de serie en het beëindigen van reeds aangemaakte enkelcampagnes zijn dus twee afzonderlijke werkstappen.

Campagnedata als PDF of CSV exporteren

Open de betreffende campagne en kies Exportieren. Sophos stelt de campagnedata als PDF of CSV beschikbaar.

Voor de wijzigingsdocumentatie wordt de export gemaakt voordat een onomkeerbare verwijdering plaatsvindt en wordt opgeslagen met de campagnenaam, exportdatum en doel. Het CSV-bestand is geschikt voor een gestructureerde verdere verwerking, terwijl het PDF-bestand een goed leesbare status documenteert. De inhoudelijke interpretatie van campagneresultaten maakt geen deel uit van deze handleiding.

De wijziging valideren en de herstelopties kennen

Na elke beheersactie wordt niet alleen het bevestigingsbericht gecontroleerd, maar ook de zichtbare campagnestatus:

1. Keer terug naar Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen.
2. Zoek de campagne op haar exacte naam.
3. Controleer de juiste sectie: concept, aankomend, actief of afgelopen.
4. Controleer bij een stop de markering Pausiert.
5. Open de campagne en vergelijk schema, ontvangers, sjabloon en training met de goedgekeurde wijzigingsstatus.
6. Controleer voor Fortsetzen welke ontvangers al een e-mail hebben ontvangen en welke wijziging alleen nog voor resterende ontvangers van toepassing is.
7. Controleer na het beëindigen van een serie bovendien Bevorstehende Kampagnen.
8. Open een gegenereerde PDF- of CSV-export als test voordat de campagne wordt verwijderd.

De herstelopties hangen af van de actie:

• Een gepauzeerde campagne kan na een succesvolle controle worden voortgezet.
• Een nog actieve campagne kan opnieuw gepauzeerd worden en voor het resterende verloop worden gecorrigeerd.
• Een verkeerde wijziging aan nog niet verzonden inhoud kan door opnieuw bewerken worden gecorrigeerd.
• Pauzeren, bewerken en voortzetten wijzigen reeds geregistreerde gebeurtenissen niet. Via Kampagnen-Ereignisse löschen kunnen gebruikersgebeurtenissen afzonderlijk worden verwijderd; E-Mail gesendet-gebeurtenissen blijven behouden en de handeling wordt geregistreerd in Audit-Protokoll.
• Verwijderde campagnes kunnen niet worden hersteld. Een export is documentatie, maar geen importeerbare back-up.
• Beëindigde campagnes kunnen niet worden verlengd of bewerkt. Als vervanging wordt een kloon als nieuwe campagne aangemaakt.
• Een beëindigde serie wordt niet opnieuw geactiveerd om een wijziging terug te draaien. Reeds aangemaakte aankomende individuele campagnes moeten afzonderlijk worden gecontroleerd en, indien nodig, binnen het toegestane tijdsvenster worden beëindigd.