Sophos Phish Threat: Trainingsafzender en automatische e-mails configureren

Sophos Phish Threat kan registratie-e-mails, e-mails voor betrapte gebruikers en trainingsherinneringen verzenden vanaf een eigen afzenderadres. Zo kunnen gebruikers de trainingscommunicatie gemakkelijker herkennen als een legitiem bericht van hun bedrijf. De instelling verandert echter niet de afzender van de gesimuleerde aanvalse-mails.

Welk instellingsgebied wordt bedoeld?

Voor de globale configuratie opent u in Sophos Fusion (voorheen Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.

Welke e-mails gebruiken de trainingsafzender?

Het aangepaste verzendadres geldt alleen voor bepaalde automatische berichten:

Wijs bij de test elk bericht eerst toe aan de simulatie of aan de daaropvolgende trainingscommunicatie. Alleen voor de laatstgenoemde geldt het hier geconfigureerde adres.

Aangepaste trainingsafzender instellen

1. Open Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Voer het gewenste aangepaste verzendadres in.
3. Verifieer het domein dat in dit adres wordt gebruikt. Zonder succesvolle domeinverificatie kan het adres niet worden gebruikt.
4. Voer de in de configuratie voorziene test van het adres uit. Sophos vereist deze test om de geldigheid van het adres te controleren.
5. Stel indien nodig een extra aangepast verzendadres in voor berichten die door de campagnetestfunctie worden verzonden.
6. Sla de configuratie op en valideer deze met een gecontroleerde testcampagne en interne testontvangers.

Gebruik een adres waarvan het doel voor de gebruiker duidelijk is en stem de weergavenaam, domein en interne communicatie op elkaar af. De technische controle mag echter niet alleen op basis van de weergavenaam plaatsvinden: controleer het werkelijke afzenderadres van het ontvangen bericht.

Verzendtijdstip van de trainingsherinneringen

Het aantal en de frequentie van de trainingsherinneringen worden in de betreffende campagne vastgesteld. De volledige configuratie wordt uitgelegd in het artikel Sophos Phish Threat Campagne aanmaken. Voor herinneringen gelden de volgende regels:

• De eerste trainingsherinnering wordt 24 uur na het verzenden van de eerste trainings-e-mail gestuurd.
• Als meerdere herinneringen zijn geconfigureerd, volgen ze met de gekozen frequentie totdat het vastgestelde maximum is bereikt.
• Bij precies één herinnering ontvangt een gebruiker slechts dit eerste bericht na 24 uur; verdere herinneringen worden niet verzonden.
• In het weekend stuurt Sophos geen trainingsherinneringen. Als bijvoorbeeld de eerste trainings-e-mail op vrijdag wordt verzonden en het interval één dag bedraagt, volgt de volgende herinnering op maandag.

De campagne bepaalt hiermee zowel het aantal als de frequentie. De globale instelling Training Sender Configuration bepaalt daarentegen vanaf welk adres deze berichten komen.

Configuratie valideren

Test niet alleen of een bericht aankomt, maar ook of elk nodig berichttype correct wordt toegewezen:

1. Gebruik interne testontvangers van wie u de mailboxen en berichtkoppen kunt bekijken.
2. Activeer de campagnetestfunctie en controleer het geconfigureerde verzendadres.
3. Test in een trainingscampagne een registratie-e-mail.
4. Laat een testontvanger de simulatie niet doorstaan en controleer de trainingsherinnerings-e-mail na de geplande tijd.
5. Controleer bij een campagne met bijlagen ook de e-mail voor de betrapte gebruiker.
6. Vergelijk de zichtbare afzender en het daadwerkelijke afzenderadres. Documenteer of het eigen adres of het Sophos-adres is gebruikt.

Houd bij de herinneringstest rekening met de termijn van 24 uur en de uitsluiting van weekenden. Een opvolgingsmelding die op vrijdag wordt verwacht, kan daarom pas op maandag aankomen.

Terugvallen op het Sophos-adres

Wanneer er problemen optreden met het aangepaste verzendadres, verstuurt Sophos de getroffen e-mails via het Sophos-adres. Deze terugval voorkomt dat registratie- of trainingsberichten alleen vanwege de eigen afzenderconfiguratie mislukken.

Het terugvalmechanisme is tegelijk een belangrijk foutsignaal: een bezorgd bericht is nog geen bewijs dat de aangepaste trainingsafzender werkt. Wordt in plaats van het eigen adres een Sophos-adres weergegeven, dan moet de configuratie worden gecontroleerd.

Probleemoplossing

Het Sophos-adres verschijnt in plaats van het eigen adres

1. Open opnieuw Training Sender Configuration.
2. Controleer of het gebruikte afzenddomein geverifieerd is.
3. Controleer de spelling van het volledige verzendadres.
4. Herhaal de voorgeschreven adresstest.
5. Sla de instelling op en voer een nieuwe gecontroleerde verzending uit.

Blijft het terugvalmechanisme actief, noteer dan het berichttype, de campagne, de ontvanger, het verzendtijdstip en het daadwerkelijk gebruikte afzenderadres. Hiermee kan worden bepaald of het algemene trainingsadres of alleen het afzonderlijke adres van de campagnetestfunctie is getroffen.

De phishing-simulatie maakt nog steeds gebruik van een ander domein

Dit is verwacht gedrag. Training Sender Configuration is uitsluitend van toepassing op de beschreven automatische trainings- en testberichten, niet op gesimuleerde aanvalse-mails.

Een verwachte e-mail ontbreekt

Controleer eerst of het berichttype in de gebruikte campagne überhaupt is voorzien:

• Registratie-e-mails bestaan in dit verband alleen bij trainingscampagnes.
• E-mails voor betrapte gebruikers worden alleen gebruikt bij campagnes met bijlagen.
• Trainingsherinneringen zijn gericht aan gebruikers die de gesimuleerde aanval niet hebben doorstaan.

Controleer daarna het aantal en de frequentie van de in de campagne geconfigureerde herinneringen. Let op de eerste wachttijd van 24 uur en het uitblijven van verzending in het weekend. Controleer tenslotte de spam- of quarantainegebieden en zoek zowel naar het eigen verzendadres als naar het Sophos-fallbackadres. Blijft het bericht onvindbaar, volg dan het runbook Sophos Phish Threat: Beheer van bezorgfouten en bounces.

Alleen berichten van de campagnetestfunctie hebben de verkeerde afzender

De campagnetestfunctie kan een eigen aangepast verzendadres gebruiken. Controleer de instelling daarvan daarom apart van de algemene trainingsafzender. Een succesvolle testverzending bevestigt niet automatisch de afzenderconfiguratie voor registratie-e-mails, e-mails voor betrapte gebruikers en trainingsherinnerings-e-mails. Test elk nodig berichttype in een geschikte campagne.