Sophos Email: ręczne dodawanie, importowanie i zarządzanie skrzynkami

Na stronie My Products > Email Security > Mailboxes zarządza się chronionymi przez Sophos Email skrzynkami użytkowników, listami dystrybucyjnymi i folderami publicznymi. Ręczne dodawanie sprawdza się dla pojedynczych obiektów, a import CSV dla większego zbioru. Przed zmianą ustal, czy właścicielem obiektu jest Sophos Fusion (dawniej Sophos Central), czy zsynchronizowany katalog.

Skrócona procedura: sprawdź własność i dostępne licencje, wybierz typ skrzynki, utwórz jedną przez Add Mailbox lub wiele przez Import Mailboxes & Aliases, obsłuż aliasy i ewentualne uprawnienia wysyłania, a następnie zweryfikuj zasoby i przetestuj dostarczenie.

Wymagania i granica własności

Potrzebny jest licencjonowany tenant Sophos Email, dostęp administracyjny do Sophos Fusion oraz miarodajna lista z nazwą wyświetlaną, głównym adresem i typem skrzynki. Przed importem popraw adresy i typy, aby uniknąć duplikatów i błędnie sklasyfikowanych wierszy.

Ten przewodnik dotyczy obiektów utworzonych ręcznie lub zaimportowanych z CSV. Ikona synchronizacji obok skrzynki oznacza obiekt zarządzany przez AD Sync albo Microsoft Entra ID. Nie zmieniaj jego atrybutów, aliasów ani stanu usunięcia w Sophos Fusion. Wprowadź zmianę w katalogu źródłowym lub filtrze synchronizacji i poczekaj na kolejny przebieg.

Typy skrzynek różnią się działaniem:

• User: osobista skrzynka; jej nazwa otwiera dane użytkownika.
• Distribution List: adres grupy. Można przypisać najwyżej jednego właściciela, który zarządza wiadomościami wysłanymi na listę i objętymi kwarantanną.
• Public Folder: adres używany na przykład do ankiet lub opinii. Nie tworzy konta w My Environment > Users & Groups > Users i otrzymuje wyłącznie Base Policy.

Ręczne dodawanie jednej skrzynki

1. W Sophos Fusion otwórz My Products > Email Security > Mailboxes.
2. Wybierz Add, a następnie Add Mailbox.
3. Wybierz User, Distribution List albo Public Folder.
4. Wprowadź nazwę wyświetlaną i główny adres e-mail.
5. Kliknij Save, aby zakończyć, lub Save and Add Another, aby od razu dodać następną skrzynkę.

W przypadku folderu publicznego nie oczekuj konta użytkownika ani swobodnie przypisywanych zasad. Przed utworzeniem sprawdź, czy te ograniczenia typu odpowiadają potrzebie biznesowej.

Importowanie skrzynek z CSV

Plik używa kolumn Name, Email Address i Type. Dozwolone wartości Type to User, DL i PF, na przykład:

Name,Email Address,Type
Robert Alamar,robert.alamar@example.com,User
Support DL,support@example.com,DL
Vacation Calendar,vacation@example.com,PF

Zapisz plik jako CSV UTF-8 o rozmiarze nieprzekraczającym 2 MB. W My Products > Email Security > Mailboxes wybierz Add > Import Mailboxes & Aliases, wskaż plik przez Browse i kliknij Add. Po przetworzeniu Sophos Fusion pokaże wyniki.

Dla dużych zbiorów Sophos zaleca partie po 1000 wpisów. Po przekroczeniu pięciu minut interfejs może nadal wyświetlać ładowanie bez użytecznego wyniku. Odśwież i spróbuj ponownie; jeśli partia 1000 również przekracza limit czasu, zmniejsz ją do 500. Import poza godzinami szczytu w regionie tenanta może przyspieszyć przetwarzanie. Zachowaj nazwy kolumn, kody typów i adresy w każdym podzielonym pliku.

Zarządzanie aliasami i walidacją adresów

Alias dostarcza do głównej skrzynki użytkownika wiadomości kierowane na dodatkowy adres. Sophos Email przetwarza i skanuje zarówno główny adres SMTP, jak i skonfigurowane aliasy. Aliasy nie zwiększają użycia licencji; w obliczeniach uwzględniana jest tylko główna skrzynka.

Dla ręcznie utworzonej skrzynki użytkownika otwórz jej nazwę, kliknij Edit w sekcji Aliases, wpisz adres w Add Alias i kliknij Add. Powtórz w razie potrzeby i zakończ przez Close. Aby usunąć alias, wróć do tej samej tabeli i użyj ikony usuwania przy wpisie.

Użytkowników zewnętrznych i synchronizowanych nie można tu edytować. Przy AD Sync dodaj lub zmień alias w katalogu lokalnym; kolejna synchronizacja przeniesie go do Sophos Fusion.

Ważne: Sophos przetwarza i skanuje tylko adresy istniejące jako skrzynka lub alias. Wiadomości do lub z nieistniejących adresów są usuwane podczas walidacji. Nie usuwaj starego aliasu, dopóki nadawcy nie zostaną przełączeni, a nowa ścieżka dostarczenia przetestowana.

Sprawdzanie limitów i uprawnień wysyłki masowej

W My Products > Email Security > Mailboxes otwórz skrzynkę użytkownika i w sekcji Bulk email sender privileges sprawdź, czy nie ma wniosku, czy wniosek oczekuje na rozpatrzenie, czy też uprawnienie zostało już przyznane. Użytkowników standardowych i nadawców z uprawnieniami obowiązują różne udokumentowane limity wysyłania, a uprawnienia nadawcy masowego może mieć najwyżej 5% użytkowników organizacji. Przed złożeniem wniosku udokumentuj rzeczywistą potrzebę, przewidywany wolumen i cel wysyłki.

W przypadku uzasadnionej wysyłki masowej zaznacz skrzynkę użytkownika i kliknij Request bulk sender privileges. Podaj częstotliwość, przybliżoną liczbę wiadomości w okresie oraz cel, a następnie kliknij Save. Jeśli tej czynności nie ma, przejdź do Global Settings > Products and Services > Email, otwórz Gateway Domains lub M365 Mailflow Domains i sprawdź, czy odpowiednia domena ma ustawienie Inbound and Outbound.

Po rozpatrzeniu wniosku przez Sophos ponownie sprawdź wyświetlany stan uprawnienia i zweryfikuj go kontrolowaną wysyłką testową poniżej aktualnie udokumentowanych limitów.

Usuwanie dopiero po sprawdzeniu zależności

Usunięcie skrzynki usuwa wszystkie powiązane z nią dane. Wykonaj kopię ważnych danych i sprawdź co najmniej główny adres, aliasy, przypisane zasady Email Security oraz właściciela listy.

Usunięcie użytkownika w My Environment > Users & Groups powoduje również usunięcie jego powiązanego wpisu z Email Security > Mailboxes. Nie usuwa powiązanych urządzeń ani nie odinstalowuje oprogramowania Sophos. Sophos Fusion może ponownie utworzyć użytkownika po zalogowaniu się na powiązanym, nadal zarządzanym urządzeniu albo po synchronizacji katalogu, dopóki obiekt źródłowy pozostaje w jej zakresie. Aby wyeliminować te wyzwalacze, wykonaj procedurę Bezpieczne usuwanie użytkowników Sophos Fusion, a następnie sprawdź brak użytkownika bezpośrednio po usunięciu, po kolejnej odpowiedniej synchronizacji oraz podczas monitorowania logowań na urządzeniach.

Dla ręcznie zarządzanej skrzynki zaznacz wpis w My Products > Email Security > Mailboxes, kliknij Delete i potwierdź przez Delete. Zsynchronizowanej skrzynki nie można tu usunąć: wyklucz ją filtrem synchronizacji katalogu albo usuń w katalogu źródłowym.

Weryfikacja zasobów i przepływu poczty

Po ręcznym utworzeniu lub imporcie nie polegaj tylko na komunikacie powodzenia:

1. Wyszukaj nowych użytkowników w People; listy i foldery publiczne sprawdź bezpośrednio w Mailboxes.
2. Porównaj nazwę, główny adres, typ i aliasy z zatwierdzonym wykazem.
3. Otwórz każdą skrzynkę użytkownika i sprawdź widoczne aliasy oraz członkostwo w zasadach.
4. Wyślij test na główny adres i każdy nowy alias, po czym potwierdź dostarczenie. Jeśli potrzebna jest poczta wychodząca, przetestuj również odpowiedź.
5. Dopiero potem zachowaj plik importu i zapis zmiany zgodnie z wewnętrzną retencją.

Rozwiązywanie konkretnych problemów

• Duplikat adresu: znajdź ten sam adres wśród adresów głównych i aliasów w chronionym wykazie oraz CSV. Nie obchodź konfliktu drugim obiektem.
• Nieprawidłowy typ: w CSV używaj tylko User, DL lub PF. Popraw typ biznesowy przed ponownym importem.
• Błędny wiersz: sprawdź nagłówek i kolejność Name, Email Address, Type, wymagane wartości, separator oraz adres; ponownie importuj tylko poprawione wiersze.
• Ciągłe ładowanie: sprawdź UTF-8 i 2 MB, odśwież, użyj partii po 1000 lub 500 i spróbuj poza szczytem.
• Przekroczona licencja: porównaj chronione główne skrzynki użytkowników z uprawnieniem. Nie licz aliasów jako dodatkowych licencji; rozwiąż kwestię zasobów lub licencji przed ponowieniem.
• Alias bez możliwości edycji: sprawdź ikonę synchronizacji i właściciela. Obiekt AD lub Entra zmieniaj wyłącznie u źródła i poczekaj na synchronizację.