Sophos Phish Threat: Konfigurowanie nadawcy wiadomości szkoleniowych i automatycznych e-maili
Sophos Phish Threat może wysyłać e-maile rejestracyjne, powiadomienia dla przyłapanych użytkowników i przypomnienia o szkoleniu z niestandardowego adresu nadawcy. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwiej rozpoznać komunikację szkoleniową jako legalną wiadomość swojej firmy. Ustawienie to nie zmienia jednak nadawcy symulowanych e-maili ataków.
O jaki zakres ustawień chodzi?
Aby uzyskać dostęp do globalnej konfiguracji, otwórz w Sophos Fusion (dawniej Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
Jakie e-maile korzystają z nadawcy szkoleniowego?
Adres nadawcy niestandardowego obowiązuje tylko dla określonych automatycznych wiadomości:
| Typ e-maila | Zakres obowiązywania |
|---|---|
| E-maile przypominające o szkoleniu | We wszystkich typach kampanii |
| E-maile rejestracyjne | Tylko w kampaniach szkoleniowych |
| Powiadomienia dla przyłapanych użytkowników | Tylko w kampaniach z załącznikami |
| E-maile funkcji testowania kampanii | Mogą być również wysyłane z niestandardowego adresu nadawcy |
Przyporządkuj w teście każdą wiadomość najpierw do symulacji lub do późniejszej komunikacji szkoleniowej. Tylko dla tej ostatniej obowiązuje tutaj skonfigurowany adres.
Konfigurowanie niestandardowego nadawcy szkoleń
- Otwórz Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
- Wprowadź żądany niestandardowy adres nadawcy.
- Zweryfikuj domenę używaną w tym adresie. Bez pomyślnej weryfikacji domeny adres nie może być używany.
- Przeprowadź test adresu dostępny w konfiguracji. Sophos wymaga tego testu, aby sprawdzić poprawność adresu.
- W razie potrzeby ustaw dodatkowo niestandardowy adres nadawcy dla wiadomości wysyłanych przez funkcję testowania kampanii.
- Zapisz konfigurację i zweryfikuj ją za pomocą kontrolowanej kampanii testowej oraz wewnętrznych odbiorców testowych.
Używaj adresu, którego cel jest dla użytkowników jednoznaczny, i dopasuj nazwę wyświetlaną, domenę oraz komunikację wewnętrzną. Mimo to kontrola techniczna nie powinna opierać się wyłącznie na nazwie wyświetlanej: sprawdź rzeczywisty adres nadawcy dostarczonej wiadomości.
Czas wysyłki przypomnień o szkoleniu
Liczba i częstotliwość przypomnień o szkoleniu są ustalane w ramach danej kampanii. Szczegółową konfigurację opisuje artykuł Tworzenie kampanii Sophos Phish Threat. W przypadku przypomnień obowiązują następujące zasady:
- Pierwsze przypomnienie o szkoleniu zostanie wysłane 24 godziny po wysłaniu początkowego e-maila szkoleniowego.
- Jeśli skonfigurowano kilka przypomnień, będą one następowały z wybraną częstotliwością, aż osiągnięta zostanie ustalona maksymalna liczba.
- Przy dokładnie jednym przypomnieniu użytkownik otrzymuje tylko tę pierwszą wiadomość po 24 godzinach; kolejne przypomnienia nie są wysyłane.
- W weekendy firma Sophos nie wysyła przypomnień o szkoleniach. Jeśli na przykład pierwszy e-mail szkoleniowy zostanie wysłany w piątek, a odstęp wynosi jeden dzień, następne przypomnienie nastąpi w poniedziałek.
Kampania steruje w ten sposób liczbą i częstotliwością. Globalne ustawienie Training Sender Configuration określa natomiast, z jakiego adresu pochodzą te wiadomości.
Walidacja konfiguracji
Nie testuj tylko, czy jakaś wiadomość dotrze, ale czy każdy potrzebny typ wiadomości jest poprawnie przypisany:
- Używaj wewnętrznych odbiorców testowych, do których skrzynek pocztowych i nagłówków wiadomości możesz mieć dostęp.
- Uruchom funkcję testową kampanii i sprawdź jej skonfigurowany adres nadawcy.
- Przetestuj w kampanii szkoleniowej e-mail rejestracyjny.
- Niech testowy odbiorca nie przejdzie symulacji i sprawdź e-mail przypominający o szkoleniu po przewidzianym czasie.
- Sprawdź dodatkowo powiadomienie dla przyłapanego użytkownika w przypadku kampanii dotyczącej załączników.
- Porównaj widocznego nadawcę z rzeczywistym adresem nadawcy. Udokumentuj, czy użyto własnego adresu czy adresu Sophos.
Podczas testowania przypomnień uwzględnij 24-godzinny okres oczekiwania i wyłączenie weekendów. Kolejna wiadomość oczekiwana w piątek może zatem dotrzeć dopiero w poniedziałek.
Przełącz na adres Sophos
Jeśli wystąpią problemy z niestandardowym adresem nadawcy, Sophos wysyła dotknięte e-maile za pośrednictwem adresu Sophos. Ten mechanizm awaryjny zapobiega sytuacjom, w których komunikacja związana z rejestracją lub szkoleniami zawodziłaby wyłącznie z powodu własnej konfiguracji nadawcy.
Mechanizm awaryjny jest jednocześnie ważnym sygnałem błędu: dostarczenie wiadomości nie jest jeszcze dowodem na to, że niestandardowy nadawca szkoleniowy działa. Jeśli zamiast własnego adresu wyświetlany jest adres Sophos, konfiguracja musi zostać sprawdzona.
Rozwiązywanie problemów
Adres Sophos pojawia się zamiast własnego adresu
- Otwórz ponownie Training Sender Configuration.
- Sprawdź, czy używana domena nadawcy jest zweryfikowana.
- Sprawdź pisownię pełnego adresu nadawcy.
- Powtórz zalecany test adresu.
- Zapisz ustawienie i wykonaj nową kontrolowaną wysyłkę.
Jeżeli mechanizm awaryjny nadal będzie używany, zanotuj typ wiadomości, kampanię, odbiorcę, czas wysyłki oraz faktycznie użyty adres nadawcy. Pozwoli to określić, czy dotyczy to ogólnego adresu szkoleniowego, czy tylko oddzielnego adresu funkcji testowej kampanii.
Symulacja phishingu nadal korzysta z innej domeny
To jest oczekiwane zachowanie. Training Sender Configuration dotyczy wyłącznie opisanych automatycznych wiadomości szkoleniowych i testowych, a nie symulowanych wiadomości e-mail z atakami.
Brak oczekiwanego e-maila
Najpierw sprawdź, czy typ wiadomości jest w ogóle przewidziany w używanej kampanii:
- E-maile rejestracyjne występują w tym kontekście tylko w przypadku kampanii szkoleniowych.
- Powiadomienia dla przyłapanych użytkowników są używane tylko w kampaniach dotyczących załączników.
- Przypomnienia o szkoleniu są skierowane do użytkowników, którzy nie przeszli symulowanego ataku.
Następnie sprawdź liczbę i częstotliwość przypomnień skonfigurowanych w kampanii. Zwróć uwagę na początkowy czas oczekiwania wynoszący 24 godziny oraz brak wysyłki w weekendy. Na koniec sprawdź foldery spamu lub kwarantanny i poszukaj zarówno własnego adresu nadawcy, jak i adresu awaryjnego Sophos. Jeśli nadal nie możesz znaleźć wiadomości, postępuj zgodnie z instrukcją Sophos Phish Threat: Rozwiązywanie błędów doręczeń i odrzuceń.
Tylko wiadomości z testowej funkcji kampanii mają niewłaściwego nadawcę
Funkcja testowania kampanii może używać własnego, niestandardowego adresu nadawcy. Sprawdź jego ustawienia osobno od ogólnego nadawcy szkoleniowego. Udane wysłanie testu nie potwierdza automatycznie konfiguracji nadawcy dla e-maili rejestracyjnych, powiadomień dla przyłapanych użytkowników i przypomnień o szkoleniu. Przetestuj każdy potrzebny typ wiadomości w odpowiedniej kampanii.