Sophos Email: adicionar, importar e gerir caixas de correio manualmente

A página My Products > Email Security > Mailboxes gere as caixas de utilizador, listas de distribuição e pastas públicas protegidas pelo Sophos Email. A introdução manual adequa-se a objetos individuais; a importação CSV, a inventários maiores. Antes de alterar algo, determine se o objeto pertence ao Sophos Fusion (anteriormente Sophos Central) ou a um diretório sincronizado.

Percurso rápido: verifique a propriedade e as licenças disponíveis, escolha o tipo, crie uma caixa com Add Mailbox ou várias com Import Mailboxes & Aliases, gira os aliases e eventuais privilégios de envio e, depois, confirme o inventário e teste a entrega.

Pré-requisitos e limite de propriedade

Precisa de um tenant Sophos Email licenciado, acesso administrativo ao Sophos Fusion e uma lista oficial com nome de apresentação, endereço principal e tipo de caixa. Corrija endereços e tipos antes da importação para evitar duplicados e linhas mal classificadas.

Este guia aplica-se a objetos criados manualmente ou importados por CSV. Um ícone de sincronização junto da caixa identifica um objeto gerido por AD Sync ou Microsoft Entra ID. Não altere os seus atributos, aliases ou eliminação no Sophos Fusion: faça a alteração no diretório de origem ou no filtro de sincronização e aguarde a próxima execução.

Os tipos têm comportamentos diferentes:

User: caixa pessoal cujo nome abre os detalhes do utilizador.
Distribution List: endereço para um grupo. Pode atribuir no máximo um proprietário, que gere as mensagens enviadas à lista e colocadas em quarentena.
Public Folder: endereço usado, por exemplo, para inquéritos ou comentários. Não cria uma conta em My Environment > Users & Groups > Users e recebe apenas a Base Policy.

Adicionar manualmente uma caixa

No Sophos Fusion, abra My Products > Email Security > Mailboxes.
Selecione Add e depois Add Mailbox.
Escolha User, Distribution List ou Public Folder.
Introduza o nome de apresentação e o endereço principal.
Selecione Save para terminar ou Save and Add Another para introduzir logo a caixa seguinte.

Numa pasta pública, não espere uma conta de utilizador nem políticas livremente atribuíveis. Confirme antes da criação que estes limites de tipo correspondem ao requisito empresarial.

Importar caixas a partir de CSV

O ficheiro usa as colunas Name, Email Address e Type. Os valores válidos de Type são User, DL e PF, por exemplo:

Name,Email Address,Type
Robert Alamar,robert.alamar@example.com,User
Support DL,support@example.com,DL
Vacation Calendar,vacation@example.com,PF

Guarde-o como CSV UTF-8 e limite-o a 2 MB. Em My Products > Email Security > Mailboxes, escolha Add > Import Mailboxes & Aliases, selecione o ficheiro com Browse e clique em Add. O Sophos Fusion mostra os resultados no fim.

Para inventários grandes, a Sophos recomenda lotes de 1.000 entradas. Se um carregamento ultrapassar cinco minutos, a interface pode continuar a girar sem conclusão útil. Atualize e tente novamente; se um lote de 1.000 também expirar, reduza-o para 500. Importar fora das horas de pico da região do tenant pode acelerar o processamento. Mantenha nomes de colunas, códigos de tipo e endereços em cada ficheiro dividido.

Gerir aliases e validação de endereços

Um alias entrega na caixa principal as mensagens dirigidas a um endereço adicional. O Sophos Email processa e analisa o endereço SMTP principal e os aliases configurados. Os aliases não aumentam o consumo de licenças; apenas a caixa principal entra no cálculo.

Numa caixa de utilizador criada manualmente, abra o nome, clique em Edit sob Aliases, introduza o endereço em Add Alias e clique em Add. Repita se necessário e termine com Close. Para remover um alias, regresse à mesma tabela e use o ícone de eliminação dessa entrada.

Os utilizadores externos ou sincronizados não podem ser editados aqui. Com AD Sync, adicione ou altere o alias no diretório local e deixe a próxima sincronização transferi-lo para o Sophos Fusion.

Importante: a Sophos só processa e analisa endereços existentes como caixa ou alias. As mensagens de ou para endereços inexistentes são eliminadas durante a validação. Não remova um alias antigo antes de migrar os remetentes e testar o novo percurso de entrega.

Rever limites e privilégios de envio em massa

Em My Products > Email Security > Mailboxes, abra a caixa de utilizador e consulte a secção Bulk email sender privileges para verificar se não existe um pedido, se existe um pedido pendente ou se o privilégio já foi concedido. Os utilizadores padrão e os remetentes com privilégios têm limites de envio documentados diferentes, e no máximo 5% dos utilizadores de uma organização podem ter privilégios de remetente em massa. Antes de os pedir, registe a necessidade real, o volume previsto e a finalidade.

Para envio em massa legítimo, selecione a caixa de utilizador e clique em Request bulk sender privileges. Indique a frequência, o número aproximado de e-mails por período e a finalidade e, depois, clique em Save. Se a ação não estiver disponível, aceda a Global Settings > Products and Services > Email, abra Gateway Domains ou M365 Mailflow Domains e verifique se o domínio em causa está definido como Inbound and Outbound.

Após a análise do pedido pela Sophos, volte a verificar o estado apresentado e valide-o com um envio de teste controlado abaixo dos limites atualmente documentados.

Eliminar apenas após rever dependências

A eliminação remove todos os dados associados à caixa. Salvaguarde dados importantes e reveja, no mínimo, endereço principal, aliases, políticas Email Security atribuídas e, numa lista, o proprietário.

Eliminar um utilizador em My Environment > Users & Groups também remove a respetiva entrada associada de Email Security > Mailboxes. Não elimina os dispositivos associados nem desinstala o software Sophos. O Sophos Fusion pode recriar o utilizador após um início de sessão num dispositivo associado que continue a ser gerido ou após uma sincronização do diretório enquanto o objeto de origem permanecer no âmbito. Para impedir estes acionadores, siga o procedimento Eliminar utilizadores do Sophos Fusion em segurança e confirme que o utilizador continua ausente imediatamente após a eliminação, depois da próxima sincronização relevante e durante a monitorização dos inícios de sessão nos dispositivos.

Para uma caixa gerida manualmente, selecione-a em My Products > Email Security > Mailboxes, clique em Delete e confirme com Delete. Não pode eliminar aqui uma caixa sincronizada: exclua-a no filtro de sincronização ou elimine-a no diretório de origem.

Validar o inventário e o fluxo de correio

Não confie apenas na mensagem de êxito após criação ou importação:

Procure novos utilizadores em People; verifique listas e pastas públicas diretamente em Mailboxes.
Compare nome, endereço principal, tipo e aliases com o inventário aprovado.
Abra cada caixa de utilizador e reveja os aliases e associações a políticas apresentados.
Envie uma mensagem de teste ao endereço principal e a cada novo alias e confirme a entrega. Se for necessário envio de saída, teste também uma resposta.
Só então retenha o ficheiro de importação e o registo da alteração conforme a política interna.

Resolver falhas específicas

Endereço duplicado: procure o mesmo endereço nas caixas principais e aliases do inventário protegido e do CSV. Não contorne o conflito criando outro objeto.
Tipo incorreto: use apenas User, DL ou PF no CSV. Corrija o tipo empresarial antes de voltar a importar.
Linha inválida: verifique cabeçalho e ordem Name, Email Address, Type, valores obrigatórios, delimitador e endereço; reimporte apenas linhas corrigidas.
Importação sempre a carregar: confirme UTF-8 e 2 MB, atualize, use lotes de 1.000 ou 500 e repita fora do horário de pico.
Licença excedida: compare caixas principais protegidas com o direito disponível. Não conte aliases como licenças; resolva inventário ou licença antes de repetir.
Alias não editável: confirme o ícone de sincronização e o proprietário. Altere um objeto AD ou Entra apenas na origem e aguarde a sincronização.