Sophos Phish Threat: Gerir campanhas

A gestão de campanhas no Sophos Fusion (anteriormente Sophos Central) reúne rascunhos e campanhas Sophos Phish Threat planeadas, ativas e anteriores. O estado é determinante: uma campanha planeada ainda pode ser ajustada diretamente, uma campanha em curso deve ser pausada antes de se efetuarem alterações e uma campanha concluída já não pode ser alterada.

O caminho principal é Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen. Nessa página, é possível pesquisar e filtrar campanhas, gerir o respetivo ciclo de vida e exportar os dados de uma campanha aberta.

Encontrar campanhas rapidamente

A barra de pesquisa procura uma campanha pelo respetivo nome. Além disso, o filtro de tipo de campanha restringe a lista:

• Alle Kampagnen mostra todas as campanhas.
• Phishing mostra campanhas simuladas de ataque de phishing.
• Diebstahl von Zugangsdaten mostra campanhas de recolha de credenciais.
• Anhang mostra campanhas com anexos maliciosos simulados.
• Training mostra apenas campanhas de formação.

O filtro de tipo não é o mesmo que o estado da campanha. A página também organiza as campanhas de acordo com o respetivo ciclo de vida:

Uma campanha pausada apresenta a indicação Pausiert junto ao nome. Assim, é possível distinguir um envio deliberadamente interrompido de uma campanha apenas planeada ou concluída.

Finalizar ou descartar rascunhos

Um assistente ainda não concluído aparece sob Kampagnenentwürfe. Selecione Fertigstellen para continuar a configuração. Verwerfen remove o rascunho.

Antes de descartar, deve verificar se o rascunho contém personalizações de modelos, uma seleção extensa de destinatários ou um calendário já acordado. Descartar não é pausar: o rascunho é removido e não pode simplesmente prosseguir como uma campanha em curso. Se pretender conservar a configuração, conclua ou documente previamente o rascunho.

Lembrar os administradores sete dias antes do início

A Sophos pode notificar administradores selecionados sete dias antes do início de uma campanha Sophos Phish Threat. Os destinatários desse lembrete administrativo são definidos globalmente:

1. Abra o ícone Globale Einstellungen.
2. Vá para Produkte & Services > Sophos Phishing Threat > Kampagnenerinnerungen.
3. Selecione os administradores que devem receber um lembrete sete dias antes do início de uma campanha.

Esta definição envia lembretes aos administradores antes do início da campanha. Não controla os lembretes de formação para os participantes nem as mensagens para os utilizadores configuradas numa campanha.

Após uma alteração, verifique as contas de administrador selecionadas e os respetivos endereços de e-mail atuais. Para uma campanha que começa dentro de menos de sete dias, não se deve presumir que ainda será acionado um lembrete prévio.

Abrir a campanha e verificar possíveis ações

Abra a campanha desejada em Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen. Dependendo do estado, Bearbeiten, Löschen, Klonen, Anhalten, Fortsetzen e Exportieren estão disponíveis.

Editar campanha

Uma campanha futura pode ser editada antes do início. Para uma campanha já em curso, o procedimento seguro é:

1. Abra a campanha ativa e selecione Anhalten.
2. Verifique se a campanha está marcada como Pausiert.
3. Selecione Bearbeiten. O assistente de configuração será aberto no modo de edição.
4. Ajuste os valores necessários no assistente.
5. Verifique a nova configuração antes de selecionar Fortsetzen.

Numa campanha pausada, os valores da campanha podem ser alterados com duas exceções: Kampagnentyp e Kampagnen-Startdatum permanecem inalteráveis. É possível adicionar ou remover destinatários. No entanto, um destinatário que já tenha recebido o e-mail da campanha já não pode ser removido.

As Vergangene Kampagnen não podem ser editadas. Mesmo uma campanha já concluída não pode ser prolongada com uma nova data de fim. Se voltar a ser necessária a mesma configuração, a campanha é clonada e planeada como uma nova campanha.

Clonar campanha

Klonen transfere os detalhes da campanha para uma nova entrada em Kampagnenentwürfe. O nome do clone inclui a data de criação. Abra o rascunho e verifique pelo menos o nome, os destinatários, os modelos, a formação e as datas de início e de fim antes de o ativar.

Um clone é uma nova campanha e não uma continuação retroativa da original. Por isso, não inclui os eventos já ocorridos na campanha original. Esta é a opção adequada para voltar a executar uma campanha concluída com um calendário ou grupo de destinatários ajustado.

Eliminar campanha

Abra a campanha e selecione Löschen no canto superior direito. A Sophos também permite eliminar uma campanha concluída.

Pausar e retomar a campanha

Anhalten interrompe o envio dos e-mails de ataque, formação e lembrete ainda pendentes. Os e-mails já entregues permanecem com os destinatários. De acordo com a ajuda da Sophos, as ações dos utilizadores em e-mails entregues continuam a ser registadas e atualizadas no relatório da campanha. No entanto, para campanhas que enviaram todos os e-mails imediatamente, as FAQ da Sophos indicam, de forma contraditória, que as ações e o comportamento dos utilizadores deixam de ser atualizados após a pausa. Se estes dados forem relevantes para a decisão, teste primeiro o comportamento com uma campanha de teste no seu próprio tenant.

A pausa é especialmente adequada quando:

• os e-mails da campanha não são entregues corretamente e é necessário corrigir primeiro o servidor de e-mail,
• é necessário corrigir um erro num modelo,
• deve ser utilizada outra lição de formação,
• é necessário adicionar destinatários ao envio ainda pendente.

Se a campanha enviou todos os e-mails imediatamente, uma interrupção posterior não pode retirar essas mensagens dos destinatários. No caso de envio em intervalos, e-mails ainda não programados não serão enviados. Observe também, no envio imediato, a contradição acima descrita em relação à atualização posterior de eventos.

Antes de Fortsetzen, são verificados tanto a campanha como, se aplicável, um servidor de e-mail corrigido. Depois disso, a campanha é reativada: os e-mails de ataque restantes seguem o calendário definido; os e-mails de formação e lembrete correspondentes são enviados aos destinatários afetados.

As alterações só têm efeito enquanto ainda for possível

As alterações numa campanha pausada aplicam-se ao período restante da campanha. Não reescrevem eventos já ocorridos.

• Se o utilizador A já recebeu o e-mail de ataque antigo, um novo modelo não substitui essa mensagem. Apenas os destinatários aos quais ainda não foi enviado o e-mail recebem a nova versão.
• Se o utilizador A já tiver sido associado a uma formação e o administrador substituir posteriormente o curso, uma ligação de formação aberta mais tarde conduz ao novo curso.
• Os e-mails já enviados e os eventos de utilizador existentes não são anulados ao pausar, editar ou retomar. Não está documentado de forma consistente se a Sophos regista novas ações relativas a e-mails já entregues após uma pausa no envio imediato.

Este limite deve constar em todos os planos de alteração. Por isso, antes de uma alteração importante, registe quais os destinatários que já foram contactados e quais ainda estão pendentes. Caso contrário, a mesma campanha passa a conter deliberadamente uma combinação das definições antigas e novas.

Uma ação administrativa separada é Kampagnen-Ereignisse löschen nos resultados da campanha. Esta ação permite remover dos resultados os eventos de um utilizador. Os eventos E-Mail gesendet permanecem; a Sophos regista a eliminação no Audit-Protokoll. Esta função não altera nenhuma mensagem enviada e é independente de pausar, editar ou retomar uma campanha.

Encerrar série de campanhas

Uma série de campanhas ativa é aberta e terminada com Diese Serie beenden. No entanto, isto não impede necessariamente todas as campanhas futuras já visíveis: na secção Bevorstehende Kampagnen, podem continuar a aparecer campanhas da série se a Sophos já as tiver criado antes de terminar a série.

Por isso, verifique sempre Bevorstehende Kampagnen depois de terminar a série. Uma campanha individual deste tipo só pode ser terminada durante a semana anterior à data prevista. Terminar a série e terminar campanhas individuais já criadas são, portanto, dois passos distintos.

Exportar dados da campanha como PDF ou CSV

Abra a campanha em questão e selecione Exportieren. A Sophos fornece os dados da campanha como PDF ou CSV.

Para documentar as alterações, a exportação é efetuada antes de uma eliminação irreversível e guardada com o nome da campanha, a data de exportação e a finalidade. O ficheiro CSV é adequado para um processamento estruturado, enquanto o ficheiro PDF documenta um estado de leitura fácil. A interpretação do conteúdo dos resultados da campanha não faz parte deste guia.

Validar a alteração e conhecer as opções de reversão

Após cada ação administrativa, verifique não só a mensagem de confirmação, mas também o estado visível da campanha:

1. Volte a Meine Produkte > Phish Threat > Kampagnen.
2. Procure a campanha pelo nome exato.
3. Verifique a secção correta: rascunho, futura, ativa ou passada.
4. Em caso de interrupção, verifique a indicação Pausiert.
5. Abra a campanha e compare o calendário, os destinatários, o modelo e a formação com o estado de alteração aprovado.
6. Antes de Fortsetzen, verifique quais destinatários já receberam um e-mail e qual alteração ainda só se aplica aos destinatários restantes.
7. Depois de terminar uma série, verifique também Bevorstehende Kampagnen.
8. Abra, para teste, um ficheiro PDF ou CSV exportado antes de eliminar a campanha.

As opções de reversão dependem da ação:

• Uma campanha pausada pode ser retomada após uma verificação bem-sucedida.
• Uma campanha ainda ativa pode ser novamente pausada e corrigida para o período restante.
• Uma alteração incorreta em conteúdos ainda não enviados pode ser corrigida editando novamente.
• Pausar, editar e retomar não altera eventos já registados. Através de Kampagnen-Ereignisse löschen, os eventos dos utilizadores podem ser eliminados separadamente; os eventos E-Mail gesendet permanecem e o processo é registado no Audit-Protokoll.
• As campanhas eliminadas não podem ser restauradas. Uma exportação serve como documentação, mas não como cópia de segurança importável.
• As campanhas terminadas não podem ser prolongadas nem editadas. Como alternativa, é criado um clone como nova campanha.
• Uma série terminada não é reativada para reverter a alteração. As campanhas individuais futuras já criadas devem ser verificadas separadamente e, se necessário, terminadas dentro do período permitido.