Sophos Phish Threat: Configurar o remetente de formação e os e-mails automáticos

O Sophos Phish Threat pode enviar e-mails de registo, de notificação aos utilizadores apanhados e de lembrete de formação a partir de um endereço de remetente personalizado. Assim, os utilizadores podem identificar mais facilmente a comunicação de formação como uma mensagem legítima da sua organização. No entanto, a configuração não altera o remetente dos e-mails de ataque simulado.

A que área de configuração se refere?

Para aceder à configuração global, abra Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration no Sophos Fusion (anteriormente Sophos Central).

Quais e-mails utilizam o remetente de formação?

O endereço de envio personalizado aplica-se apenas a determinadas mensagens automáticas:

Durante os testes, determine primeiro se cada mensagem pertence à simulação ou à comunicação de formação subsequente. O endereço aqui configurado aplica-se apenas a esta última.

Configurar um remetente de formação personalizado

1. Abra Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Introduza o endereço de envio personalizado pretendido.
3. Verifique o domínio utilizado neste endereço. Sem uma verificação bem-sucedida do domínio, o endereço não pode ser utilizado.
4. Execute o teste de endereço disponível na configuração. A Sophos exige este teste para confirmar que o endereço é válido.
5. Se necessário, defina adicionalmente um endereço de envio personalizado para mensagens enviadas pela função de teste da campanha.
6. Guarde a configuração e valide-a com uma campanha de teste controlada e destinatários de teste internos.

Utilize um endereço cuja finalidade seja clara para os utilizadores e alinhe o nome de apresentação, o domínio e a comunicação interna. No entanto, a verificação técnica não deve basear-se apenas no nome de apresentação: verifique o endereço real do remetente da mensagem entregue.

Momento do envio dos lembretes de formação

O número e a frequência dos lembretes de formação são definidos em cada campanha. A configuração completa é explicada no artigo Criar campanha Sophos Phish Threat. Para os lembretes, aplicam-se as seguintes regras:

• O primeiro lembrete de formação será enviado 24 horas após o envio do e-mail inicial de formação.
• Se estiverem configurados vários lembretes, estes serão enviados com a frequência escolhida até ser atingido o número máximo definido.
• Com apenas um lembrete, um utilizador recebe apenas esta primeira mensagem após 24 horas; lembretes adicionais não serão enviados.
• Ao fim de semana, a Sophos não envia lembretes de formação. Por exemplo, se o primeiro e-mail de formação for enviado na sexta-feira e o intervalo for de um dia, o próximo lembrete será na segunda-feira.

A campanha controla, assim, o número e a frequência. Por outro lado, a configuração global Training Sender Configuration determina o endereço de origem destas mensagens.

Validar a configuração

Não teste apenas se chega alguma mensagem, mas também se cada tipo de mensagem necessário é corretamente associado:

1. Utilize destinatários de teste internos, a cujas caixas de correio e cabeçalhos de mensagem possa aceder.
2. Acione a função de teste da campanha e verifique o endereço de envio configurado.
3. Teste um e-mail de registo numa campanha de formação.
4. Faça com que um destinatário de teste falhe a simulação e verifique o e-mail de lembrete de formação após o período previsto.
5. Verifique também o e-mail de notificação ao utilizador apanhado numa campanha com anexos.
6. Compare o remetente visível com o endereço real do remetente. Registe se foi utilizado o endereço próprio ou o endereço da Sophos.

Ao testar os lembretes, tenha em conta o prazo de 24 horas e a exclusão dos fins de semana. Por isso, uma notificação de acompanhamento esperada na sexta-feira poderá chegar apenas na segunda-feira.

Recurso ao endereço da Sophos

Se ocorrerem problemas com o endereço de envio personalizado, a Sophos envia os e-mails afetados a partir do endereço da Sophos. Este mecanismo alternativo impede que a comunicação de registo ou formação falhe apenas devido à configuração do remetente próprio.

O mecanismo alternativo também é um importante sinal de erro: uma mensagem entregue ainda não prova que o remetente personalizado de formação funciona. Se for apresentado um endereço da Sophos em vez do endereço próprio, a configuração deve ser verificada.

Solução de problemas

O endereço da Sophos é apresentado em vez do endereço próprio

1. Abra novamente Training Sender Configuration.
2. Verifique se o domínio do remetente utilizado está verificado.
3. Verifique a escrita do endereço de envio completo.
4. Repita o teste de endereço prescrito.
5. Guarde a configuração e execute um novo envio controlado.

Se o mecanismo alternativo continuar a ser utilizado, registe o tipo de mensagem, a campanha, o destinatário, a hora de envio e o endereço do remetente efetivamente utilizado. Isto permite determinar se o endereço geral de formação ou apenas o endereço separado da função de teste da campanha é afetado.

A simulação de phishing continua a usar um domínio diferente

Este é o comportamento esperado. Training Sender Configuration aplica-se exclusivamente às mensagens automáticas de formação e teste descritas, não aos e-mails de ataque simulados.

Um e-mail esperado está ausente

Comece por verificar se o tipo de mensagem está previsto na campanha utilizada:

• Os e-mails de registo existem neste contexto apenas em campanhas de formação.
• Os e-mails de notificação aos utilizadores apanhados são utilizados apenas em campanhas com anexos.
• Os lembretes de formação destinam-se a utilizadores que não passaram no ataque simulado.

Verifique depois o número e a frequência dos lembretes configurados na campanha. Tenha em conta o período de espera inicial de 24 horas e a ausência de envios ao fim de semana. Por fim, verifique as áreas de spam ou quarentena e procure tanto o endereço de envio próprio como o endereço alternativo da Sophos. Se continuar sem encontrar a mensagem, siga o runbook Sophos Phish Threat: Corrigir erros de entrega e rejeições.

Apenas as mensagens da função de teste da campanha têm o remetente errado

A função de teste da campanha pode utilizar um endereço de envio personalizado próprio. Por isso, verifique a respetiva configuração separadamente do remetente geral de formação. Um envio de teste bem-sucedido não confirma automaticamente a configuração do remetente para e-mails de registo, de notificação aos utilizadores apanhados e de lembrete de formação. Teste cada tipo de mensagem necessário numa campanha adequada.