Hoppa till innehållet
Avanet

Sophos Email: lägg till, importera och hantera postlådor manuellt

Sophos Email

På sidan My Products > Email Security > Mailboxes hanterar du användarpostlådor, distributionslistor och gemensamma mappar som skyddas av Sophos Email. Manuell registrering passar enstaka objekt och CSV-import en större inventering. Innan du ändrar något måste du avgöra om Sophos Fusion (tidigare Sophos Central) eller en synkroniserad katalog äger objektet.

Snabbväg: kontrollera ägarskap och tillgängliga licenser, välj postlådetyp, skapa en postlåda med Add Mailbox eller flera med Import Mailboxes & Aliases, hantera alias och eventuella sändningsprivilegier och verifiera sedan inventeringen och testa leveransen.

Förutsättningar och ägarskapsgräns

Du behöver en licensierad Sophos Email-klientorganisation, administrativ åtkomst till Sophos Fusion och en auktoritativ lista med visningsnamn, primär e-postadress och postlådetyp. Rätta adresser och typer före import för att undvika dubbletter och felklassificerade rader.

Guiden gäller objekt som skapats manuellt eller importerats via CSV. En synkroniseringsikon bredvid postlådan visar att AD Sync eller Microsoft Entra ID hanterar objektet. Ändra inte dess attribut, alias eller radering i Sophos Fusion. Gör ändringen i källkatalogen eller synkroniseringsfiltret och invänta nästa synkronisering.

Postlådetyperna fungerar olika:

  • User: en personlig postlåda vars namn öppnar användaruppgifterna.
  • Distribution List: en adress för en grupp. Högst en ägare kan tilldelas; ägaren kan hantera meddelanden till listan som placerats i karantän.
  • Public Folder: en adress som exempelvis används för enkäter eller återkoppling. Den skapar inget konto under My Environment > Users & Groups > Users och får endast Base Policy.

Lägg till en postlåda manuellt

  1. Öppna My Products > Email Security > Mailboxes i Sophos Fusion.
  2. Välj Add och sedan Add Mailbox.
  3. Välj User, Distribution List eller Public Folder.
  4. Ange visningsnamn och primär e-postadress.
  5. Välj Save för att avsluta eller Save and Add Another för att direkt registrera nästa postlåda.

Förvänta dig inte ett användarkonto eller fritt tilldelningsbara principer för en gemensam mapp. Kontrollera före skapandet att typgränserna motsvarar verksamhetens krav.

Importera postlådor från CSV

Filen använder kolumnerna Name, Email Address och Type. Giltiga värden för Type är User, DL och PF, till exempel:

Name,Email Address,Type
Robert Alamar,robert.alamar@example.com,User
Support DL,support@example.com,DL
Vacation Calendar,vacation@example.com,PF

Spara filen som UTF-8-CSV och håll den på högst 2 MB. Under My Products > Email Security > Mailboxes väljer du Add > Import Mailboxes & Aliases, väljer filen med Browse och klickar på Add. Sophos Fusion visar resultatet när bearbetningen är klar.

För stora inventeringar rekommenderar Sophos batcher med 1 000 poster. Om en uppladdning överstiger fem minuter kan gränssnittet fortsätta visa laddning utan ett användbart resultat. Uppdatera och försök igen. Om även 1 000 poster når tidsgränsen minskar du till 500. Import utanför högtrafiktid i klientorganisationens region kan påskynda inläsningen. Behåll kolumnnamn, typkoder och adresser i varje delad fil.

Hantera alias och adressvalidering

Ett alias levererar meddelanden för en extra adress till den primära användarpostlådan. Sophos Email bearbetar och skannar både den primära SMTP-adressen och konfigurerade alias. Alias ökar inte licensanvändningen; endast den primära postlådan ingår i beräkningen.

För en manuellt skapad användarpostlåda öppnar du namnet, väljer Edit under Aliases, anger adressen under Add Alias och väljer Add. Upprepa vid behov och avsluta med Close. Ta bort ett alias genom att gå tillbaka till samma tabell och använda raderingsikonen vid posten.

Externa eller katalogsynkroniserade användare kan inte redigeras här. Med AD Sync lägger du till eller ändrar aliaset i den lokala katalogen och låter nästa synkronisering föra över det till Sophos Fusion.

Viktigt: Sophos bearbetar och skannar bara adresser som finns som postlåda eller alias. Meddelanden till eller från obefintliga adresser raderas vid adressvalideringen. Ta inte bort ett gammalt alias förrän avsändarna har flyttats och den nya leveransvägen har testats.

Granska sändningsgränser och privilegier för massutskick

Öppna användarpostlådan under My Products > Email Security > Mailboxes och kontrollera i avsnittet Bulk email sender privileges om ingen begäran finns, om en begäran väntar eller om privilegiet redan har beviljats. Standardanvändare och privilegierade avsändare har olika dokumenterade sändningsgränser, och högst 5% av organisationens användare får ha privilegier för massutskick. Dokumentera det verkliga behovet, den förväntade volymen och syftet innan du begär dem.

För legitima massutskick markerar du användarpostlådan och klickar på Request bulk sender privileges. Ange frekvens, ungefärligt antal e-postmeddelanden per period och syfte och klicka sedan på Save. Om åtgärden saknas går du till Global Settings > Products and Services > Email, öppnar Gateway Domains eller M365 Mailflow Domains och kontrollerar att den berörda domänen är inställd på Inbound and Outbound.

När Sophos har granskat begäran kontrollerar du den visade privilegiestatusen igen och validerar den med ett kontrollerat test under de aktuella dokumenterade gränserna.

Radera först efter kontroll av beroenden

Radering tar bort alla data som hör till postlådan. Säkerhetskopiera viktiga data och granska minst primär adress, alias, tilldelade Email Security-principer och, för en lista, dess ägare.

Om en användare raderas under My Environment > Users & Groups tas även användarens kopplade post bort från Email Security > Mailboxes. Kopplade enheter raderas inte och Sophos-programvara avinstalleras inte. Sophos Fusion kan återskapa användaren efter en inloggning på en kopplad enhet som fortfarande hanteras, eller efter katalogsynkronisering så länge källobjektet fortfarande ingår i synkroniseringsomfånget. Följ Radera Sophos Fusion-användare säkert för att stoppa dessa utlösare och kontrollera sedan att användaren fortfarande saknas direkt efter raderingen, efter nästa relevanta synkronisering och under övervakningen av enhetsinloggningar.

För en manuellt hanterad postlåda markerar du posten under My Products > Email Security > Mailboxes, klickar på Delete och bekräftar med Delete. En synkroniserad postlåda kan inte raderas här: undanta den i katalogsynkroniseringsfiltret eller radera den i källkatalogen.

Validera inventering och e-postflöde

Förlita dig inte enbart på lyckat-meddelandet efter manuell registrering eller import:

  1. Sök efter nya användare under People; kontrollera distributionslistor och gemensamma mappar direkt under Mailboxes.
  2. Jämför visningsnamn, primär adress, typ och alias med den godkända inventeringen.
  3. Öppna varje användarpostlåda och granska visade alias och principmedlemskap.
  4. Skicka ett testmeddelande till den primära adressen och varje nytt alias och bekräfta leveransen. Testa även ett svar om utgående sändning behövs.
  5. Först därefter sparar du importfilen och ändringsunderlaget enligt interna regler.

Felsök specifika fel

  • Duplicerad adress: sök efter samma adress bland primära adresser och alias i den skyddade inventeringen och CSV-filen. Kringgå inte konflikten med ett andra objekt.
  • Fel postlådetyp: använd bara User, DL eller PF i CSV. Rätta verksamhetstypen före ny import.
  • Ogiltig importrad: kontrollera rubrik och ordning Name, Email Address, Type, obligatoriska värden, avgränsare och adress; återimportera bara rättade rader.
  • Importen laddar utan slut: kontrollera UTF-8 och 2 MB, uppdatera, använd batcher med 1 000 eller 500 och försök utanför högtrafiktid.
  • Licensen överskrids: stäm av skyddade primära användarpostlådor mot licensen. Räkna inte alias som extra licenser; lös inventering eller licens före nytt försök.
  • Alias kan inte redigeras: kontrollera synkroniseringsikon och ägare. Ändra ett AD- eller Entra-objekt endast vid källan och invänta nästa synkronisering.