Sophos Phish Threat: Konfigurera träningsavsändare och automatiska e-postmeddelanden

Sophos Phish Threat kan skicka registreringsmejl, mejl till användare som blivit lurade och träningspåminnelser via en egen avsändaradress. På så sätt kan användare lättare känna igen träningskommunikationen som ett legitimt meddelande från sitt företag. Inställningen ändrar dock inte avsändaren för de simulerade angreppsmejlen.

Vilket inställningsområde avses?

För den globala konfigurationen öppnar du i Sophos Fusion (tidigare Sophos Central) Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.

Vilka e-postmeddelanden använder träningsavsändaren?

Den anpassade avsändaradressen gäller endast för vissa automatiska meddelanden:

Fastställ vid testningen först om varje meddelande hör till simuleringen eller till den efterföljande utbildningskommunikationen. Adressen som konfigureras här gäller endast den senare.

Konfigurera en anpassad träningsavsändare

1. Öppna Global Settings > Products and Services > Sophos Phish Threat > Training Sender Configuration.
2. Ange den önskade anpassade avsändaradressen.
3. Verifiera domänen som används i denna adress. Utan en framgångsrik domänverifiering kan adressen inte användas.
4. Kör adresstestet som finns i konfigurationen. Sophos kräver detta test för att kontrollera att adressen är giltig.
5. Ange vid behov en anpassad avsändaradress för meddelanden som skickas från kampanjtestfunktionen.
6. Spara konfigurationen och validera den med en kontrollerad testkampanj och interna testmottagare.

Använd en adress vars syfte är tydligt för användarna och samordna visningsnamn, domän och intern kommunikation med varandra. Den tekniska kontrollen bör dock inte göras enbart baserat på visningsnamnet: kontrollera den faktiska avsändaradressen för det levererade meddelandet.

Tidpunkt för utskick av träningspåminnelser

Antalet och frekvensen av träningspåminnelser anges i respektive kampanj. Den fullständiga konfigurationen beskrivs i artikeln Sophos Phish Threat Skapa kampanj. Följande regler gäller för påminnelser:

• Den första träningspåminnelsen skickas 24 timmar efter att det initiala träningsmejlet har skickats.
• Om flera påminnelser är inställda, följer de med den valda frekvensen tills det angivna maxantalet har uppnåtts.
• Vid exakt en påminnelse får en användare bara detta första meddelande efter 24 timmar; ytterligare påminnelser skickas inte.
• På helger skickar Sophos inga träningspåminnelser. Om det första träningsmejlet till exempel skickas på fredag och intervallet är en dag, skickas nästa påminnelse på måndag.

Kampanjen styr således antal och takt. Den globala inställningen Training Sender Configuration bestämmer däremot från vilken adress dessa meddelanden kommer.

Validera konfiguration

Testa inte bara om något meddelande kommer fram, utan om varje nödvändig meddelandetyp tilldelas korrekt:

1. Använd interna testmottagare vars brevlådor och meddelandehuvuden du har åtkomst till.
2. Starta kampanjtestfunktionen och kontrollera dess konfigurerade avsändaradress.
3. Testa i en träningskampanj ett registreringsmejl.
4. Låt en testmottagare inte klara simuleringen och kontrollera träningspåminnelsemejlet efter den avsedda tiden.
5. Kontrollera även mejlet till användaren som blivit lurad i en kampanj med bilagor.
6. Jämför den synliga avsändaren och den faktiska avsändaradressen. Dokumentera om den egna adressen eller Sophos-adressen användes.

Ta hänsyn till 24-timmarsfristen och att helger undantas när du testar påminnelser. Ett uppföljningsmeddelande som förväntas på fredagen kan därför först komma på måndagen.

Fallback till Sophos-adressen

Om problem uppstår med den anpassade avsändaradressen skickar Sophos de berörda e-postmeddelandena via Sophos-adressen. Denna reservfunktion förhindrar att registrerings- eller träningskommunikation misslyckas enbart på grund av den egna avsändarkonfigurationen.

Fallbacken är samtidigt en viktig felindikator: Ett levererat meddelande är fortfarande inget bevis på att den anpassade träningsavsändaren fungerar. Om en Sophos-adress visas istället för den egna adressen måste konfigurationen kontrolleras.

Felsökning

Sophos-adressen visas istället för den egna adressen

1. Öppna Training Sender Configuration igen.
2. Kontrollera om den använda avsändardomänen är verifierad.
3. Kontrollera stavningen av den fullständiga sändaradressen.
4. Upprepa det föreskrivna adresstestet.
5. Spara inställningen och utför en ny kontrollerad leverans.

Om reservfunktionen fortsätter att användas ska du anteckna meddelandetyp, kampanj, mottagare, tidpunkt för utskick och den avsändaradress som faktiskt användes. På så sätt går det att avgöra om problemet gäller den allmänna utbildningsadressen eller endast kampanjtestfunktionens separata adress.

Phishing-simuleringen använder fortfarande en annan domän

Detta är förväntat beteende. Training Sender Configuration gäller enbart för de beskrivna automatiska tränings- och testmeddelandena, inte för simulerade angreppsmejl.

Ett förväntat e-postmeddelande saknas

Kontrollera först om meddelandetypen överhuvudtaget är avsedd i den använda kampanjen:

• Registreringsmejl finns i detta sammanhang endast vid träningskampanjer.
• Mejl till användare som blivit lurade används endast för kampanjer med bilagor.
• Träningspåminnelser riktar sig till användare som inte klarade det simulerade angreppet.

Kontrollera därefter antal och frekvens för de påminnelser som konfigurerats i kampanjen. Observera den första väntetiden på 24 timmar och att inga utskick sker under helgen. Kontrollera slutligen spam- eller karantänmappar och sök både efter den egna avsändaradressen och Sophos fallback-adress. Om meddelandet fortfarande inte går att hitta, följ runbooken Sophos Phish Threat: Åtgärda leveransfel och studsningar.

Endast meddelanden från kampanjtestfunktionen har fel avsändare

Kampanjtestfunktionen kan använda en egen anpassad avsändaradress. Kontrollera därför dess inställning separat från den allmänna träningsavsändaren. Ett lyckat testutskick bekräftar inte automatiskt avsändarkonfigurationen för registreringsmejl, mejl till användare som blivit lurade och träningspåminnelsemejl. Testa varje nödvändig meddelandetyp i en lämplig kampanj.